오늘 업무 중에 몇 번이나 작업 전환을 하셨나요?
아마도 Slack 채팅에 답변하는 데 시간을 보냈을 것입니다. 어쩌면 피드백 메모를 작성하고 프로젝트 생성이나 목표 설정에 하루의 일부를 할애했을 수도 있습니다.
팀이나 회사를 관리한다면, 데이터 분석, 동료들과 Zoom 통화 중 문제 해결, 다가오는 예산 검토에도 시간을 썼을 것입니다.
이 모든 작업은 서로 다른 수준의 집중력과 정신적 에너지를 요구합니다. 문제는 계속해서 작업 전환을 하는 것이 귀중한 시간과 집중력, 정신적 에너지를 많이 소모한다는 점입니다. 본질적으로 이는 생산성을 저하시킵니다.
이 현상을 작업 전환(context switching)이라고 합니다.
이를 해결하면 생산성을 높이고, 비즈니스 성장에 더 많은 시간을 할애하며, 부담감을 줄일 수 있습니다.
이 글에서는 작업 전환이 무엇인지, 그 부정적인 영향, 이를 피하는 팁, 그리고 슈퍼앱이 이 문제를 근본적으로 해결하는 데 어떻게 도움이 되는지 살펴봅니다.
컨텍스트 스위칭이란 무엇인가요?
인간의 뇌는 본래 문제 해결자입니다. 따라서 여러 문제를 동시에 제시하면, 뇌는 그것들을 한꺼번에 해결하려고 시도합니다.
하지만, 우리의 전적인 주의가 필요한 복잡한 작업에 직면했을 때는 멀티태스킹이 효과적이지 않습니다. 오히려 생산성이 감소하게 됩니다. 이는 오늘날 초연결되고 산만한 세상에서 흔히 겪는 문제입니다. 우리는 수십 가지 작업을 위한 앱과 도구들로 과부하 상태에 있습니다. 그리고 주의가 어디에 가 있는지 의식하지 않으면, 우리는 금세 소음 속에 휩쓸리게 됩니다.
컨텍스트 스위칭이라는 개념은 멀티태스킹의 이러한 어두운 면을 가리킵니다. 이 용어는 컴퓨터 과학 분야에서 처음 등장했으며, CPU가 한 프로세스 상태에서 다른 상태로 '전환'하는 방식을 정의합니다. 이후 우리는 이 용어를 한 작업이나 앱에서 다른 작업이나 앱으로 전환하는 방식을 설명하는 데 사용하기 시작했습니다.
컴퓨터가 상태 간 전환 시 약간의 시간 비용을 지불하는 것처럼, 우리는 앱에서 앱으로, 작업에서 작업으로 이동할 때마다 주의를 다시 집중하는 데 시간 비용을 지불합니다.
모든 사람은 어느 정도 컨텍스트 스위칭을 경험합니다. 하지만 특히 관리자와 주요 의사결정자들이 가장 큰 영향을 받는 경우가 많습니다. 이들은 다양한 팀원들을 지원하면서 한 작업에서 다른 작업으로 이동하는 데 많은 시간을 보내기 때문입니다.
연속적인 컨텍스트 전환이 생산성의 수시간을 빼앗는 방법
미국 심리학회(APA)에 따르면, 인간의 뇌는 작업을 수행할 때 두 가지 유형의 과정을 실행합니다: “목표 전환”(지금 이것을 하고 싶다, 저것 대신)과 “규칙 활성화”(저것에 대한 규칙을 끄고 이것에 대한 규칙을 켠다).
이러한 상호 보완적인 과정 때문에, 전환할 때마다 우리의 주의력이 조금씩 떨어집니다.
주의력은 한정된 용량을 가지고 있습니다. 많은 일상 업무가 우리에게 적은 주의를 요구하기 때문에(예: 세탁하기), 우리는 여러 가지 일을 동시에 해도 문제가 없다고 생각하는 경향이 있습니다.
하지만 그것은 사실이 아닙니다. 전환 중에 집중력을 잃으면 정신적 에너지와 다음 작업에 집중할 수 있는 능력을 잃게 됩니다. 결과는 생산성 저하입니다.
이 문제가 얼마나 심각할까요?
자세히 살펴보겠습니다.
잃어버린 초가 쌓인다
중간 또는 후방 사무직 팀은 한 앱에서 다른 앱으로 전환할 때마다 약 2초를 잃습니다. 별거 아닌 것 같나요?
그렇지 않습니다. 직원들이 하루에 앱과 웹사이트 사이를 전환하는 평균 횟수는 1,200번입니다.
계산해 보세요. 그건 40분의 아무것도 하지 않는 시간입니다.
원격 및 하이브리드 팀에서는 영향이 더 커진다
사무실에서 갑작스러운 맥락 전환이 일반적이라면, 재택근무는 어떨까요? 원격 근무자는 집안일, 시끄러운 이웃, 짖는 개, 가족 구성원의 요구 등 완전히 새로운 요인들과 맞서야 합니다.
스트레스 증가
불필요한 맥락 전환은 업무 관련 스트레스를 증가시킬 수 있습니다. 최근 연구에 따르면, 단 20분 후에도 지속적으로 방해받으며 작업을 수행한 직원들은 스트레스, 좌절감, 압박감을 크게 더 많이 보고했습니다.
이해가 됩니다. 시간이 지나면서 미완성된 작업이 쌓이기만 할수록 두려움이 커지고 스트레스가 지배하게 됩니다.
정서적 건강 악화
할 일 목록에서 거의 아무것도 이루지 못한 채 낭비되는 시간이 늘어날수록 좌절 상태에 빠지기 쉽습니다. 자신에 대한 이러한 지속적인 실망은 우울증이나 불안과 같은 심각한 정신 건강 문제로 발전할 수 있습니다.
인지 능력 저하
앞서 언급했듯이, 한 작업에서 다른 작업으로 전환할 때마다 시간 비용이 발생합니다. 하지만 너무 자주 전환하면 인지 부담도 생깁니다. 평소에는 감당할 수 있는 작업들에 압도당할 수 있으며, 그 결과 간단한 정보조차 이해하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.
컨텍스트 전환을 최소화하고 집중력을 향상시키는 8가지 팁
컨텍스트 전환에는 부정적인 결과가 따릅니다. 다행히도, 다른 비생산적인 습관과 마찬가지로 이를 최소화할 수 있습니다.
다음의 시간 관리 기법들은 컨텍스트 전환 문제를 해결하는 데 큰 차이를 만들 수 있습니다:
1. 시간 블로킹 사용하기
목록 작성이 첫 번째 팁입니다. 모든 작업을 적고 프로젝트별로 또는 창의성 수준이나 집중 시간이 필요한 정도에 따라 분류하세요. 그런 다음 분류된 작업들을 “시간 블록”으로 묶으세요.
활동을 분류하는 방법에 대해 더 알아보려면 PARA 방법을 참고하세요.
일정에서 먼저 깊은 작업에 전념할 시간을 확보하세요. 작업당 30분부터 시작해 준비가 되면 시간을 늘려도 좋습니다. 핵심은 깊은 집중 모드에 들어가는 것입니다.
예를 들어 포모도로 기법을 사용하면, 집중 작업을 위한 긴 시간과 직원 휴식을 위한 짧은 시간을 타이머로 설정할 수 있습니다.
휴식 시간을 현명하게 사용하세요. 일어나서 스트레칭을 하거나 화장실에 다녀오세요. 커피를 마시거나 물 한 잔을 마시고 창밖을 바라보세요. 그런 다음 작업을 계속하세요.
2. 긴급하지 않은 커뮤니케이션 제한하기
휴대폰, 태블릿, 컴퓨터는 훌륭한 도구입니다. 하지만 우리의 주의 집중력에는 치명적인 무기가 될 수도 있습니다. 게다가 이 기기들은 멀티태스킹에 최적화되어 있습니다. 따라서 알림이나 메시지가 주의를 기울일 만큼 긴급한지 스스로 판단하는 것이 중요합니다.
긴급하지 않은 메시지를 확인할 특정 시간을 일정에 정하고 그 시간을 엄수하세요.
3. 휴식 시간 예약하기
이제 집중 작업과 알림 확인을 위한 시간을 따로 마련했으니, 하루 일정을 계획할 때 한 가지 더 기억해야 할 점이 있습니다: 각 작업 사이에 여유 시간을 두세요.
우리가 해야 할 모든 일을 소화할 공간이 거의 없을 때 하루를 시간 단위로 나누는 것은 어려운 일일 수 있습니다. 하지만 작업을 근무 시간에 꽉 채우면 유연성을 위한 시간이 없어서 좌절감을 느낄 수도 있습니다.
생산성의 목적이 가능한 한 많은 시간을 활용해 활동을 효율적으로 완료하는 것이라면, 활동이 없는 여유 시간을 두는 것이 역효과처럼 들릴 수 있습니다. 그러나 비상 상황에 대비해 여유 공간을 전혀 두지 않는 것은 오히려 해로울 수 있습니다.
4. 비전을 명확히 하세요
어디로 가는지 모르면 항상 앞으로 나아가고 있다고 생각하기 쉽지만, 항상 그런 것은 아닙니다.
그래서 방향성이 중요합니다 — 방향성은 의미 있는 작업과 무의미한 작업을 구분하는 데 도움을 줍니다.
비전을 명확히 하거나 현재 방향을 바꾸는 간단한 방법은 아마존 6페이지 문서를 활용하는 것입니다. 베조스 자신이 이 6페이지 메모를 고위 팀에 도입했습니다.
요약하자면, 6페이지 문서에는 보통 소개, 목표, 원칙, 사업 현황, 교훈, 전략적 우선순위, 부록이 포함됩니다. 이 문서의 목적은 당신이 어디로 가고 있는지, 그리고 왜 그 방향이 최선이라고 생각하는지를 명확히 하는 것입니다.
5. 경계 설정하기
메시지에 답하고 알림을 확인하는 시간을 따로 마련하는 것과 마찬가지로, 경계 설정은 팀에게 언제 연락하는 것이 가장 좋은지 알려주는 것을 의미합니다. 간단히 말해, 당신이 언제 팀을 위해 시간을 낼 수 있는지 알려주는 것입니다.
팀과 가까이 지내는 것을 좋아하더라도, 소통 채널과 응답 시간에 대한 기대치를 설정하면 특히 끊임없이 쏟아지는 알림에 방해받는 상황이라면 부담을 덜 수 있습니다.
6. 작업 공간 정리하기
중요한 작업을 위해 일정 시간을 먼저 할당하세요. 그런 다음, 휴식 시간에 작업 공간을 정리하세요.
쇼케이 마츠모토라는 신불교 승려는 청소가 명상 수행으로서 가지는 중요성을 이렇게 설명합니다:
“우리는 사찰 부지와 정원을 쓸고, 사찰 건물을 닦습니다. 이것을 더럽거나 어지러워서 하는 것이 아닙니다. 우리는 세속적인 욕망을 없애기 위해 먼지를 쓸고, 집착에서 벗어나기 위해 때를 닦습니다.”
정리는 우리의 마음을 새롭게 합니다. 여기서 중요한 점은 다른 앱이나 산만한 활동으로 넘어가지 않고 잠시 휴식을 주는 것입니다.
7. 4-4 호흡법 연습하기
호흡법과 명상법이 매우 다양한데, 왜 이 방법일까요?
이 연습법은 정말 간단하기 때문입니다. 집중 작업 세션 후, 한 손은 가슴에, 다른 한 손은 배에 올려놓으세요. 코로 천천히 4초 동안 숨을 들이마시며 공기가 폐로 들어오게 합니다. 그다음 4초 동안 멈춥니다. 차분하게 4초 동안 숨을 내쉬고, 다시 4초 동안 유지합니다. 이 연습을 8~10분간 반복하세요.
8. 슈퍼앱 사용하기
앞서 언급했듯이, 앱 전환은 현대 직장에서 가장 흔한 컨텍스트 전환의 예일 것입니다.
슈퍼앱은 여러 앱의 가장 중요한 기능을 한 곳에 모아줍니다. 대부분의 슈퍼앱의 유일한 문제는 제대로 사용하려면 상당한 시간이 필요하다는 점입니다.
Lark는 휴대폰 화면을 최대한 활용하도록 만들어져 인터페이스가 매우 사용하기 쉽습니다. 게다가 통합된 기능은 다양한 앱에서 찾을 수 있는 것들을 포함합니다.
작업과 우선순위로 하루를 계획할 수 있는 인터페이스부터 통합 협업 경험을 만드는 데 도움이 되는 방법과 도구까지, Lark가 여러분에게 앞서 나갈 수 있는 기회를 제공합니다.
예를 들어, Lark의 SamePage Method는 회의 중 소요되는 시간과 그로 인해 자주 발생하는 부실한 결과를 해결하기 위해 맞춤 설계되었습니다.
그뿐만 아니라, Lark는 우선순위 수준, 작업 담당자, 예상 완료 시간, 상태 업데이트를 지정할 수 있게 해줍니다. 게다가 단 한 번의 클릭으로 팀원들의 일정을 확인하고 그들이 언제 가능한지 알 수 있으며, 팀원들도 여러분의 일정을 볼 수 있습니다.
다양한 기능을 갖춘 Lark는 컨텍스트 전환을 방지하고 업무 프로세스를 더 빠르고 쉽고 직관적으로 만들어 주는 올인원 앱입니다.
전투 상황 전환을 Lark로 극복하기
오늘날 세상에서는 수많은 방해 요소가 개인 발전을 저해하고 생산성을 떨어뜨려 비즈니스 성장에 직접적인 영향을 미칩니다.
프로젝트 관리자나 의사 결정자로서, 문맥 전환이 미치는 부정적인 영향을 고려해 보십시오. 이는 당신과 팀의 정신 집중력, 에너지 수준, 주의 지속 시간에 해를 끼칩니다.
Lark와 함께 방해 요소의 영향을 최소화하세요. 더 나은 일정을 계획하고, 팀과 지속적으로 소통하며, 팀의 목표를 최신 상태로 유지하고, 모든 작업을 하나의 앱에서 처리하세요.
