개요
간단한 5분 요청을 위해 적합한 사람을 찾으려고 수십 명에게 물어봐야 했던 경험이 있나요? 저희 템플릿을 사용하면 어떤 작업에 적합한 사람을 찾는 것이 이제는 한눈에 빠르게 가능합니다.
직원 디렉터리 템플릿이란 무엇인가요?
직원 디렉터리 템플릿은 모든 직원의 연락처 정보, 직함, 사진 및 기타 관련 정보를 통합하여 저장하는 데 사용됩니다.
Lark의 직원 디렉터리 템플릿은 인사팀이 신규 직원 정보를 수집하고, 고용 상태에 따라 수정하며, 비즈니스 성장에 따라 확장할 수 있도록 지원합니다. 반응형이며 모바일 친화적인 것 외에도 효율성을 위한 자동화 기능과 다양한 데이터 소스와 연결할 수 있는 통합 기능을 갖추고 있습니다.
미국 기업 가트너(Gartner)의 연구에 따르면, 잘못된 의사소통이 기업 오류의 70%를 차지한다고 합니다. 이 통계는 직원 간 효과적인 의사소통의 장벽을 낮추는 것이 얼마나 중요한지를 보여줍니다(출처).
우리 직원 디렉터리 템플릿 사용 방법: 따라야 할 5단계
1단계: 디렉터리 맞춤 설정
템플릿에 접속하면 회사의 사용 사례에 맞는 필드 정보를 구성할 수 있습니다. 직원 디렉터리 템플릿에 포함하는 것을 권장하는 기본 정보는 다음과 같습니다:
직원 ID
이름
성
부서
직위
고용 형태
프로필 사진
전화번호
이메일
입사일
일반적으로 디렉터리에 사진을 넣으면 직원들이 이름과 얼굴을 연결하고 공동체 의식을 키우는 데 도움이 됩니다.
2단계: 양식을 통한 데이터 입력 간소화
HR 팀이 직면하는 가장 일반적인 문제 중 하나는 정보를 효과적으로 수집하는 방법입니다. 특히 대기업에서는 HR 팀이 각 직원의 정보를 일일이 요청하는 것이 불가능합니다.
Lark의 직원 디렉터리 템플릿은 자동으로 온라인 양식으로 변환되어 직원들에게 전송됩니다. 직원들은 정보를 입력하고 양식을 제출하기만 하면 Lark가 자동으로 정보를 디렉터리에 변환하여 저장합니다.
Lark를 사용하여 게임화 요소가 포함된 직원 디렉터리 템플릿을 구현하면 직원들이 양식에 더 적극적으로 참여하도록 유도할 수 있습니다.
3단계: 더 나은 보안과 개인정보 보호를 위한 디렉터리 접근 권한 맞춤 설정
Lark는 맞춤형 개인정보 보호 설정이 가능한 직원 디렉터리 템플릿을 제공합니다. 직원들이 개인정보 보호에 대한 걱정 없이 디렉터리를 사용할 수 있도록 개인 정보의 가시성을 제어하는 다양한 접근 권한 설정을 권장합니다. 예를 들어:
모든 직원은 비즈니스 커뮤니케이션과 조율을 위해 서로의 이름, 이메일 주소, 부서를 볼 수 있습니다.
라인 매니저는 팀원들의 생일, 입사일, 기타 선호 사항 등 책임 팀의 세부 정보를 확인하여 팀원을 더 잘 이해하고 소통할 수 있습니다.
팀은 직원 디렉터리 편집 권한을 관리합니다.
4단계: 중요한 알림 자동화
여기에는 생일, 근속 기념일, 성과 평가일, 계약 종료일 등이 포함됩니다. 이를 통해 채용 상태 변화를 미리 파악하고 선제적으로 조치를 취할 수 있습니다. 또한, 명확성을 위해 디렉터리를 정기적으로 검토하고 업데이트하는 반복 알림을 설정하세요.
5단계: 프로젝트 관리와의 통합
직원 디렉터리 템플릿을 프로젝트 관리 도구와 통합함으로써 Lark는 직원 프로필을 프로젝트 작업과 연결하여 책임 할당과 추적을 용이하게 하여 협업을 촉진합니다.
사용자들의 의견
“마케팅 매니저로서 우리는 다양한 이니셔티브, 이벤트 및 프로젝트를 위해 여러 이해관계자와 끊임없이 협업하고 있습니다. Lark 이전에는 수많은 문서를 검토하고 최소 3~4명에게 문의해야 했습니다. Lark의 직원 디렉터리 템플릿 덕분에 적합한 이해관계자를 빠르게 파악할 수 있습니다.”
— 마커스 첸, 마케팅 매니저
“지금까지 필요했던 최고의 단일 직원 관리 도구입니다.”
— 휘트니 브리티엄, 고객 성공 매니저
“이 템플릿은 사용하기 매우 쉽습니다; 특히 데이터를 자동으로 입력하는 양식 덕분에 수십 시간의 작업 시간을 절약할 수 있었습니다.”
— 익명의 경력 HR 전문가
왜 귀사의 비즈니스는 직원 디렉터리 템플릿을 도입해야 하나요?
체계적으로 관리하세요
직원 디렉토리는 인력 상황을 파악하고 인사 관리의 명확성을 높이는 데 도움이 됩니다. 모든 직원의 중앙화된 목록을 통해 누가 근무 가능한지, 누가 불가능한지 빠르게 확인할 수 있습니다.
관리자가 팀을 더 잘 이해하도록 돕기
디렉토리를 통해 모든 팀원의 기본 정보를 알게 되면 관리자는 팀을 빠르게 파악할 수 있습니다. 이는 특히 단기간에 신속하게 온보딩해야 하는 파트타임 근무자가 있는 최전선에서 일하는 경우에 유용합니다. 예를 들어, 매장 관리자는 새로운 파트타임 판매원을 알아가고 즉시 따뜻하게 소개할 수 있습니다.
더 나은 소통
디렉토리는 팀원들의 연락처 정보를 제공하여 필요할 때 쉽게 연락할 수 있게 합니다. 또한 직원의 생일, 근속 기념일, 수습 기간 등 중요한 날짜를 추적하여 참여도를 높일 수 있습니다. 직원 디렉토리는 원격 팀 내 효과적인 내부 소통에 특히 중요하며, 시간을 절약하고 협업을 개선하며 더 나은 관계를 형성하는 데 기여합니다.
정보를 쉽게 찾아 시간을 절약하세요
최신 디렉토리를 통해 여러 출처나 오래된 엑셀 시트를 뒤질 필요 없이 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.
닐슨 노먼 그룹이 선정한 2020년 최고의 인트라넷 10개 모두 홈페이지에 직원 디렉터리가 있었습니다(출처).
팁과 요령
특히 데이터 입력이 많을 때, 디렉토리에서 데이터를 필터링, 정렬 및 그룹화합니다.
다양성과 포용성을 촉진하기 위해 대명사, 선호 이름 및 문화적 배경에 대한 필드를 포함합니다.
디렉토리를 사용하여 그들의 기술과 전문성을 보여주고, 협업과 멘토십의 기회를 만듭니다.
직원 디렉토리에서 동료들이 서로의 기여를 인정하고 감사할 수 있는 시스템을 도입하여 긍정적이고 지원적인 근무 환경을 조성합니다.
피트니스 챌린지나 정신 건강 지원 그룹과 같은 직원 건강 증진 이니셔티브를 추적하고 홍보하는 자원으로 디렉토리를 활용합니다.
기타 직원 관련 템플릿
직원 평가 템플릿: Lark의 직원 평가 템플릿은 팀이 평가를 수행하고 직원 성장에 유용한 피드백을 제공할 수 있도록 합니다. 이 템플릿은 팀이 쉽게 맞춤화하고, 데이터 추적을 중앙 집중화하며, 협업 피드백을 가능하게 합니다.
온보딩 가이드 템플릿: 온보딩 가이드 템플릿은 신입 직원의 온보딩을 돕기 위해 직무 역할을 상세히 설명하고 팀 및 기업 문화를 연결합니다. 이 템플릿은 일관된 온보딩 경험을 보장하고, 프로세스를 체계화하여 시간을 절약하며, 소통을 강화하고, 주요 자원을 중앙 집중화하여 신입 직원의 성공을 지원합니다.
휴가 신청 템플릿: 휴가 신청 템플릿은 직원 휴가 관리를 간소화하여 Lark 플랫폼 내에서 쉽게 추적하고 조직할 수 있도록 합니다.
다른 인사 관련 템플릿은 여기에서 확인하세요.
결론
위에서 설명한 네 단계를 따르면, 정보를 활용하여 팀과 더 잘 소통하고 온보딩할 수 있는 사용하기 쉽고 유연한 직원 디렉터리를 만들 수 있습니다. HR 팀과 인사 담당자가 완전히 활용할 수 있는 유연하고 자동화된 직원 디렉터리 템플릿을 구축하려는 경우에 적합합니다.
Lark에서 HR 팀은 Lark Base에서 직원 디렉터리를 관리할 수 있으며, 이를 근무 일정, 휴가 계산, 급여 지급 등 다른 프로세스와 연결하여 디렉터리를 더욱 강력하게 만들어 인사 관리 효율성을 높일 수 있습니다. 이러한 방법에 대한 무료 데모를 원하시면 오늘 저희 팀에 연락해 주세요 🪄
자주 묻는 질문
직원 디렉토리 템플릿이란 무엇인가요?
직원 디렉토리 템플릿은 직원과 관련된 정보를 수집하기 위한 템플릿으로, 예를 들어 이름, 전화번호, 이메일, 프로필 사진 등이 포함됩니다. 이는 조직 내에서 의사소통과 정보 흐름을 원활하게 하기 위해 대기업과 중소기업 모두에서 사용됩니다.
직원 디렉토리를 만드는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?
직원 디렉토리를 만드는 한 가지 방법은 Excel이나 Google Sheets에서 처음부터 직접 만드는 것입니다. Lark에서는 바로 사용할 수 있는 직원 디렉토리 템플릿을 제공합니다. Lark의 직원 디렉토리 템플릿에는 양식과 자동화 같은 기능도 포함되어 있습니다.
회사 직원 디렉토리에 무엇이 포함되어야 하나요?
회사 직원 디렉토리는 비즈니스의 필요에 따라 다를 수 있습니다. 대부분의 디렉토리에는 직원 ID, 이름, 부서, 직위, 프로필 사진, 전화번호, 이메일이 포함됩니다. 일부는 입사일, 기술 세트, 재미있는 사실과 같은 더 고급 필드를 포함하기도 합니다...
