재고 관리는 모든 비즈니스에서 필수적인 부분이지만, 특히 식음료 산업에서는 사업을 안정적으로 운영하기 위해 더욱 중요합니다. 재료부터 완제품까지 다양한 제품을 관리해야 하므로, 효율적인 재고 관리는 비용을 낮추고 수익을 높이는 데 핵심적입니다.
적절한 재고 관리가 이루어지지 않으면, 식당은 과잉 재고나 재고 부족으로 인해 추가 비용이 발생할 수 있습니다. 미국 전국 레스토랑 협회의 연구에 따르면, 평균적인 식당은 총 매출의 17%를 식음료 비용에 지출합니다. 이는 효과적인 재고 관리 시스템이 없을 경우, 식당이 총 매출의 최대 27%까지 손실을 입을 수 있음을 의미합니다.
무료 재고 관리 시트 템플릿을 사용하는 것이 왜 나쁜 생각인가요?
많은 레스토랑과 바는 재고 관리를 위해 Sheets를 사용하며, 인터넷에서 찾은 무작위 재고 시트 템플릿으로 시작합니다. 처음에는 편리하고 무료로 사용할 수 있는 것처럼 보이지만, 이러한 무료 재고 시트 템플릿은 귀하의 재고 관리 요구를 고려하여 설계된 것이 아니어서 나중에 이익보다 더 많은 장애물을 초래할 수 있습니다.
다음은 재고 관리를 위해 Google Sheets 또는 Excel Sheets 템플릿을 사용하는 것이 비효율적일 수 있는 세 가지 이유와, 일상 운영의 기본을 확보하고 불필요한 비용을 피할 수 있도록 저희가 제안하는 대안입니다.
1. 여러 위치에 걸친 가시성 부족은 불일치로 이어집니다
여러 위치나 부서에서 동일한 정보에 접근해야 하는 경우, 변경 사항이 서로 다른 시트에서 관리되고 동일 문서의 다른 버전 간에 항상 제대로 동기화되지 않을 수 있어 어려움이 있을 수 있습니다. 이는 매장 간 불일치로 이어져 판매 손실이나 과잉 재고 또는 재고 부족 문제로 인한 제품 낭비로 비용이 발생할 수 있습니다.
우리가 추천하는 것: 통합 재고 시스템을 구축하세요
수많은 버전의 Google Sheets로 현장 팀을 혼란스럽게 하는 대신, 매장 직원이 같은 장소에서 재고 변동을 쉽게 동기화할 수 있는 통합 재고 시스템 구축을 권장합니다.
새로운 재고가 식당에 들어올 때마다 매장 직원은 휴대폰으로 변동 사항을 빠르게 입력하고 매장 위치를 지정하여 양식을 통해 업데이트를 제공할 수 있어야 합니다. 이 재고 입력 양식은 제출되면 자동으로 데이터베이스에 재고 데이터 한 줄을 추가합니다.
이렇게 하면 각 지점이 여러 Google Sheets를 전환하지 않고도 재고 변동을 신속하게 업데이트할 수 있으며, 재고 데이터가 여러 시트를 복사하거나 붙여넣지 않고도 전체적으로 중앙 집중화됩니다.
2. 자동화 부족은 더 많은 번거로움을 초래합니다
일어날 수 있는 일: 수동 데이터 입력은 시간이 많이 소요됩니다. 바코드 스캔 및 시간 선택과 같은 자동화가 없으면 재고를 정확하게 관리하는 일상적인 요구를 따라가기 어렵습니다. 또한, 만료일 관리는 식품 안전 준수를 위해 필수적이지만, 스프레드시트만으로는 관리가 어려울 수 있습니다. 자동 알림이 없으면 매장 직원이 식품 결함을 발견하기에는 너무 늦을 수 있습니다.
우리가 추천하는 것: 가능한 곳에서는 자동화하세요
자체 재고 관리 시스템을 구축할 때, 팀이 매일 재고를 쉽게 추적할 수 있도록 하고, 가능한 한 반복 작업을 자동화하는 방법을 고려해야 합니다.
예를 들어, 매장 직원이 휴대폰에서 큰 구글 시트에 바코드를 입력하는 대신, 재고 입력용 양식을 만들고 자동화를 통해 직원들이 휴대폰으로 바코드를 직접 스캔할 수 있도록 할 수 있습니다. 또한, 재고 시스템은 커뮤니케이션 도구와 연동되어 직원이 만료일이 다가오는 재고에 대한 알림을 받고, 결함을 사전에 확인할 수 있어야 합니다.
3. 제한된 보고 기능
무슨 일이 일어날 수 있는지: 제한된 보고 기능으로 인해 특정 시점에 재고 수준을 명확하게 파악하기 어려울 수 있습니다. 이는 향후 주문을 미리 계획하거나 잠재적인 부족 사태를 예측하는 데 어려움을 줍니다.
우리가 추천하는 것: 재고 데이터 관리 상단에서 원클릭 시각화를 찾아보세요
식당 주인이나 공급 관리자라면 요약 차트 없이 1,000줄 이상의 원재료 재고 데이터가 담긴 재고 시트 템플릿을 살펴보는 일이 얼마나 어려울지 상상할 수 있을 것입니다.
식당 사업의 재고 사용량을 평가할 때마다 분석가에게 파이 차트와 막대 차트를 만들어 달라고 의존하는 대신, 시각화 기능이 포함된 재고 관리 솔루션을 사용하는 것을 권장합니다. 사용하기 쉬워야 하며, 시각화를 생성하고 재고 수준을 편리하게 확인할 수 있어야 합니다.
결론
Google Sheets 또는 Excel Sheets를 사용하여 재고 관리를 하는 것은 시작하기 쉬운 해결책처럼 보일 수 있지만, 적절히 해결하지 않으면 기업에 시간과 비용이 들 수 있는 여러 가지 문제점이 있습니다. 자동화 기능 부족, 제한된 보고 기능, 만료일 추적의 어려움, 여러 지점에 걸친 낮은 가시성은 매장 직원의 추가 업무를 초래하고 비용이 많이 드는 실수로 이어질 수 있습니다.
재고 시트 템플릿을 설정하는 데 사용하는 동일한 시간을 자동화되고 스마트한 재고 관리 흐름을 구축하는 데 사용할 수 있으며, 이를 통해 재고를 정확하게 추적하고 선반이 비기 전에 재고를 보충할 수 있습니다. Lark를 사용하면 레스토랑과 바는 간단한 드래그 앤 드롭으로 구축된 시스템을 통해 자동화되고 수월한 재고 관리를 누릴 수 있습니다.
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