우수한 운영 관리는 눈에 보이고 느낄 수 있는 차이를 만듭니다. 이것이 일부 기업이 시계처럼 정확하게 운영되는 이유입니다.
물론, 비즈니스 운영의 기본은 이해할 수 있지만, 어떻게 하면 운영을 한 단계 더 발전시킬 수 있을까요? 이 글에서는 뛰어난 운영 관리의 비결을 밝히고, 접근 방식을 개선하는 데 도움이 되는 예시와 팁을 제공합니다.
운영 관리란 무엇인가?
운영 관리(OM)의 정의는 질문하는 사람에 따라 다릅니다. 본질적으로, 이는 고객에게 최상의 제품과 서비스를 제공하기 위해 비즈니스 활동을 계획, 조직, 지시 및 감독하는 과정입니다.
본질적으로 운영 관리는 제품을 아이디어에서 고객의 문앞까지 전달하는 역할을 합니다.
운영 관리는 무엇을 포함하나요?
제품이나 서비스를 고객의 손에 전달하는 데 필요한 모든 것을 생각해 보세요. 효과적인 요금제가 없으면 시간, 노력, 그리고 돈을 낭비할 가능성이 큽니다. 바로 이 점에서 운영 관리가 중요합니다. 탄탄한 운영 기반을 갖추면 운영 관리는 다음과 같은 이점을 제공할 수 있습니다:
정시 배송: 공급망 및 물류는 운영 관리의 중요한 부분이며, 생산과 함께 고객의 마감일을 준수하도록 보장합니다.
최적화된 자원: 효율적인 공급망 및 재고 관리는 불필요한 낭비 없이 항상 필요한 것을 갖추도록 합니다.
일관된 품질: 우수하고 신뢰할 수 있는 품질 관리 프로세스는 제품이나 서비스가 항상 고객의 기대에 부응하도록 보장합니다.
원활한 워크플로우: 운영 관리는 부서 간 효율성을 극대화합니다.
생산성 향상: 프로세스 개선을 통해 동일한 자원으로 더 많은 성과를 얻을 수 있습니다.
운영 관리가 포함하지 않는 것은 무엇입니까?
운영 관리는 많은 중요한 업무를 수행하지만, 상품 또는 서비스의 생산 및 제공 외의 책임은 포함하지 않습니다. 예를 들어:
전략 방향: 회사의 큰 그림 목표 설정은 운영 관리의 일부가 아닙니다.
외부 분석: 운영 관리는 시장 동향, 경제 또는 경쟁자와 같은 외부 요인에 집중하지 않습니다.
비운영 투자: 일상 활동과 관련 없는 재무 결정은 운영 관리에서 다루지 않습니다.
브랜드 및 마케팅: 브랜드 이미지와 마케팅은 운영 관리 범위에 포함되지 않습니다.
준수 및 거버넌스: 운영 관리는 회사 전체의 규칙이나 법적 정책 설정에 관여하지 않습니다.
운영 관리 사례 10가지
운영 관리는 산업마다 다양한 형태를 띱니다. 의료 기관이든 제조 기업이든 지역 식당이든, 성공적인 기업은 잘 설계된 운영 프로세스에 의존합니다.
다음은 10가지 다른 비즈니스 분야에서 운영 관리가 의미하는 바입니다:
1. 의료
의료 분야에서는 의사소통 오류와 지연이 환자 치료를 위태롭게 하고 비용을 증가시킬 수 있습니다. 운영 관리는 적시에 적절한 치료가 제공되도록 하면서 자원을 최적화합니다. 이는 환자 치료를 원활하게 조정하고 대기 시간을 줄이며 비용을 효과적으로 관리하는 것을 의미합니다.
의사, 간호사 및 의료진은 최상의 환자 치료를 제공하기 위해 신속하고 정확하게 정보를 공유할 수 있어야 합니다. 이를 인식하여 많은 병원과 의료 제공자는 이제 원격 진료 앱 개발 서비스에 투자하여 의사소통을 현대화하고 대기 시간을 줄이며 비용을 절감하고 있습니다.
WhiteCoat라는 선도적인 원격 의료 제공업체를 예로 들 수 있습니다. 이들은 Lark의 AI 번역 기능이 포함된 화상 회의 플랫폼을 사용하여 싱가포르와 베트남 지사 간의 의사소통을 더욱 효과적으로 지원했습니다. 또한 Lark Drive는 지역 직원들이 협업하고 중요한 문서와 지식을 공유하는 중심 허브가 되어 더 효율적이고 높은 품질의 치료로 이어졌습니다.
2. 제조
생산 지연, 품질 문제 및 공급망 문제는 수익 손실과 고객 불만족으로 이어질 수 있습니다. 제조 운영 관리는 모든 것이 원활하게 진행되고 모든 제품이 고객에게 완벽하게 도달하도록 생산을 감독하고 통제합니다.
여기에는 조립 라인이 원활하게 작동하는지 확인하고, 생산 병목 현상을 발견하여 해결하며, 자주 품질 검사를 수행하는 작업이 포함됩니다. 또 다른 중요한 업무는 생산을 원활하게 유지하기 위해 공급망 물류를 관리하는 것입니다. 적절한 재고 수준이 매우 중요합니다. 모든 원자재가 공장에 적시에 도착하도록 하면서도 과도한 미사용 재고로 인해 보관 비용이 발생하거나 낭비가 생기지 않도록 미묘한 균형을 유지해야 합니다.
성공적인 제조 운영은 정시 배송, 만족한 고객, 그리고 더 높은 수익성을 보장합니다.
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3. 레스토랑
혼란스럽지만 매력적인 히트 시리즈 “The Bear”는 레스토랑 운영의 분주한 비하인드 신과 그 레스토랑들이 고객에게 제공하는 세련된 식사 경험 사이의 대조를 잘 보여줍니다.
레스토랑 관리에는 일일 음식 준비, 식자재 재고 관리, 안전 규정 준수, 청결 유지, 주방 작업 흐름 최적화 등 다양한 측면이 포함됩니다.
운영 관리는 주방 작업 흐름을 간소화하고, 일관된 음식 품질을 보장하며, 피크 시간대에 맞춘 인력 배치를 최적화하는 데 도움을 줍니다.
Mama Lou’s는 가족이 운영하는 이탈리아-필리핀 레스토랑으로, Lark Base를 사용해 일일 판매 보고서를 중앙 집중화하고 더 체계적인 작업 흐름을 만들어 고객 만족도를 높였을 뿐만 아니라 직원들에게도 더 긍정적인 근무 환경을 조성할 수 있었습니다.
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4. IT
빠르게 변화하는 IT 산업에서는 다운타임과 느린 응답 속도가 생산성 손실과 고객 불만으로 이어집니다. 고객이 웹사이트부터 고객 데이터베이스까지 모든 것을 원활하게 운영하기 위해 IT 서비스에 의존하기 때문에, 운영 관리는 신뢰할 수 있는 지원과 선제적 문제 해결을 제공합니다.
이는 문제 해결을 위한 적합한 기술자 배치, 잠재적 문제에 대한 IT 시스템 모니터링, 그리고 서비스 개선을 위한 고객 피드백 수집을 의미합니다.
예기치 않은 장애나 문제가 발생할 경우, IT 운영 관리는 신속한 서비스 복구와 다운타임 최소화를 위한 절차를 갖추고 있습니다. 여기서 Lark의 원격 데스크톱 제어 기능은 IT 관리자가 원격으로 문제를 해결할 수 있게 하여 시간과 비용을 절약합니다.
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5. 소매
글로벌 소매 대기업부터 지역 부티크 매장까지, 소매 운영 관리는 모든 것을 점검합니다. 하지만 재고 관리 부실, 비효율적인 인력 배치, 그리고 열악한 고객 서비스는 비즈니스에 큰 타격을 줄 수 있습니다.
효과적인 운영 관리를 통해 인력 배치, 시각적 상품 진열, 우수한 고객 서비스 제공 등 매장 내 운영을 더 잘 관리하면서 매출을 증대시킬 수 있습니다.
인력 일정 관리는 소매 운영 관리에서 중요한 고려 사항입니다. 가장 바쁜 시간대에 고객을 도울 적절한 인원을 배치하고, 한가한 시간에는 비용 효율성을 유지해야 합니다.
또한, 판매 데이터를 분석하면 직원 배치, 재고 관리, 마케팅 집중 분야에 대해 더 잘 파악할 수 있습니다.
직원들이 업무와 과제를 잘 수행할 수 있도록 Lark의 직원 업무 추적기 템플릿을 사용해 보세요.
운영 관리자 역할이란 무엇입니까?
운영 관리자는 비즈니스의 중추입니다. 그들은 다음과 같은 업무를 담당합니다:
재고 관리
운영 관리자는 비즈니스가 고객의 수요를 충족시키면서도 과잉 재고나 재고 부족이 발생하지 않도록 재고를 관리해야 합니다.
이를 위해 보통 재고 수준을 추적하고, 미래의 필요를 예측하며, 재고 보충 작업을 조직하는 시스템을 사용합니다.
인사 관리
직원 채용과 교육은 운영 관리자의 핵심 업무입니다. 적합한 인재를 채용하고 우수한 교육을 제공함으로써 협력적인 팀을 구축하여 업무를 잘 수행하고 예상치 못한 상황도 원활하게 처리할 수 있도록 돕습니다.
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또한 긍정적인 근무 환경을 유지하는 것도 업무의 한 부분입니다. 운영 관리자는 인사 전문가가 아니지만, 직원 문제를 신속하고 공정하게 해결하는 데 기여할 수 있습니다.
배송 계획
운영 관리자는 배송 경로를 신중하게 계획하고 고객에게 적시에 배송이 이루어지도록 일정을 조정합니다.
배송 지연, 잘못된 주문, 손상된 상품과 같은 갑작스러운 배송 문제가 발생하면 즉시 개입하여 문제를 해결하고 재발을 방지해야 합니다. 이 역할은 원활한 고객 경험을 보장하고 고객 신뢰를 구축하는 데 중요합니다.
프로세스 최적화
운영 관리자는 전문가 정비사와 같아서, 비즈니스가 이미 잘 운영되고 있더라도 끊임없이 엔진을 미세 조정합니다. 현재 작업 흐름을 정기적으로 검토하여 병목 현상을 식별하고, 효율성과 비용 절감을 위해 프로세스를 최적화합니다.
일반적으로 이는 일상 업무와 성과를 향상시키기 위해 새로운 방법이나 기술을 시험하고 도입하는 것을 의미합니다. 이러한 접근 방식을 채택하면 기업이 경쟁력을 유지하고 민첩성을 갖출 수 있습니다.
운영 관리에 중요한 기술
운영 관리는 다면적인 필드이기 때문에 광범위한 책임을 다루기 위해 다양한 기술이 필요합니다. 이는 운영 관리자가 재고 관리부터 인사 관리에 이르기까지 여러 분야에 능통해야 하며, 다음과 같은 기술들이 성공을 위해 필수적임을 의미합니다.
커뮤니케이션 능력: 팀원 및 이해관계자와의 명확한 소통은 모두가 같은 이해를 공유하게 하며 협업을 촉진합니다.
분석 능력: 운영 관리자는 데이터에서 추세, 이상 현상, 개선 영역과 같은 인사이트를 도출할 수 있어야 합니다.
문제 해결 능력: 프로세스가 아무리 원활해도 문제는 반드시 발생합니다. 이러한 문제를 신속하게 해결하는 능력은 일이 원활하게 진행되도록 하는 데 매우 중요합니다.
리더십 자질: 강력한 리더십은 팀을 결속시키는 것뿐만 아니라 각 구성원이 최선을 다하도록 영감을 주는 데 필요합니다.
프로젝트 관리: 운영 관리의 많은 측면은 프로젝트로 간주될 수 있습니다. 목표를 제때 달성하도록 계획, 실행 및 종료를 효율적으로 수행하기 위해 효과적인 프로젝트 관리 능력이 필요합니다.
적응력: 운영은 빠르게 변화하므로 변화에 적응하고 새로운 전략을 실행하는 능력은 필수적입니다.
4가지 운영 관리 모범 사례
운영의 세부 사항과워크플로우를 파악하는 것은 까다롭고 때로는 압도적일 수 있습니다. 이를 쉽게 하기 위해 네 가지 모범 사례를 정리했습니다:
1. 일상적인 비즈니스 프로세스 자동화
비즈니스를 운영하는 데는 수많은 작업과 프로세스가 포함됩니다. 하지만 좋은 소식은 모든 것을 직접 할 필요가 없다는 점입니다.
무려89%의 사업주와 관리자들이 프로세스 자동화 덕분에 비즈니스가 성장했다고 보고하며, 92%는 자동화 덕분에 직원들이 더 전략적인 업무에 집중할 수 있게 되었다고 말합니다.
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로봇프로세스 자동화, 운영 관리 소프트웨어, 인공지능(AI)과 같은 자동화 기술은 운영 효율성을 높이는 데 도움을 줄 수 있습니다. 또한 실수를 줄이고 작업이 가능한 최적의 방식으로 수행되도록 보장합니다.
AI는 2035년까지 직원 생산성을약 40% 향상시킬 것으로 추정됩니다. 하지만 도구가 너무 많기 때문에 적합한 도구를 선택하는 것이 중요합니다. 현재 프로세스를 분석하고 자동화에 가장 적합한 부분을 식별하세요. AI는 데이터 입력 및 송장 처리와 같은 반복적이고 규칙 기반의 작업에서 효율성과 정확성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
Lark의비용 절감 계산기를 사용하여 프로세스를 자동화함으로써 얼마나 절약할 수 있는지 확인해 보세요.
2. 소비자 중심 접근법 채택
제품이나 서비스를 제공한 후에도 고객과의 연결은 끝나지 않아야 합니다. 고객 피드백을 수집하고 검토하여 개선할 부분과 고객 선호도에 맞춘 제품 맞춤화의 새로운 방법을 찾아보세요.
예를 들어, 배송 지연으로 인해 고객이 부정적인 경험을 했다면, 배송 프로세스를 살펴보고 강화할 수 있는 부분을 찾아보세요.
아마존의 방식을 참고하여 운영을 소비자 중심으로 만드세요. 운영 전략을 고객의 요구에 맞추어 고객이 제품이나 서비스에서 기대하는 경험과 가치를 확실히 제공할 수 있도록 하세요.
3. 지속적인 개선 우선시
비즈니스 성과가 얼마나 좋은지 어떻게 알 수 있을까요? 운영 성과를 추적하고 개선할 부분을 식별하기 위해 핵심 성과 지표(KPI)를 설정하는 것부터 시작하세요. 좋은 팁은 구체적이고, 측정 가능하며, 달성 가능하고, 관련성 있으며, 기한이 정해진(SMART) KPI를 설정하는 것입니다.
또한, 직원들이 자신의 경험을 바탕으로 개선안을 제안하도록 동기를 부여하세요. 직원들은 보통 현장에 있기 때문에 그들의 통찰력이 매우 가치 있을 수 있습니다.
직원들이 쉽게 아이디어를 공유할 수 있도록 Lark의 설문 템플릿을 사용하여 피드백 메커니즘을 맞춤 설정할 수 있습니다.
4. 부서 간 강력한 소통 라인 구축
직장에서 소통이 얼마나 중요한지 모두 알고 있습니다. 실제로, 26%의 리더들은 부서 간 협업 부족이 비즈니스 관리에서 가장 큰 도전 과제라고 생각합니다.
원활한 운영을 구축하려면 기능이 뛰어나고 협력하는 팀이 필요합니다. 하지만 부서 간에 이를 어떻게 실현할 수 있을까요? 명확하고 일관된 팀 커뮤니케이션을 우선시함으로써 가능합니다.
정기적인 부서 간 회의를 주최하고 협업 플랫폼을 사용하는 것은 서로 다른 팀들이 정보를 공유하고 문제를 해결하며 목표를 일치시키는 데 도움이 됩니다. 운영상의 장벽을 허물기 위해 투명성과 팀워크 문화를 장려하는 것도 똑같이 중요합니다.
팀이 서로 다른 시간대에 분산되어 있을 때 협업의 어려움은 더욱 커집니다. 글로벌 팀을 위한 도구가 큰 차이를 만듭니다. 비디오 채팅, 실시간 번역, 명확한 작업 관리와 같은 기능을 갖춘 플랫폼을 선택하여 어디에 있든 원활한 협업을 보장하세요.
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운영 관리는 복잡하고 시간도 많이 들며 비용도 많이 들 수 있습니다. Lark는 프로세스를 자동화하고 효율성을 높이며 운영 비용을 절감할 수 있는 유용한 도구를 제공합니다.
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이미지 출처: Lark
또한 부서 간 팀을 위해 권한을 맞춤 설정하여 모든 사람이 필요한 관련 정보를 접근할 수 있도록 하면서 민감한 데이터를 보호할 수 있습니다.
추가로, Lark의 템플릿 라이브러리를 활용해 보세요. 여기에는 고객 서비스 관리 및 추적 Base 템플릿과 주문 및 재고 관리 템플릿 등 다양한 템플릿이 포함되어 있습니다.
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AI 기술로 구동되는 Lark Meetings를 통해 어디서나 연결하고 통화 중에 문서 협업이 가능합니다. 즉시 피드백을 공유하고 편집할 수 있어 팀을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
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게다가, Lark Minutes는 화상 회의를 자동으로 기록하여 텍스트로 전환해 줍니다. 이를 통해 회의 내용을 보고 검색하며 협업할 수 있습니다. 더 이상 메모를 할 필요 없이 토론에 완전히 집중할 수 있습니다.
가장 좋은 점은? Lark의 화상 채팅은 실시간으로 번역 가능한 자막을 지원합니다. 이는 모든 팀원이 자신의 모국어로 의사 표현할 수 있어 글로벌 팀에 특히 유용합니다.
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각 팀원의 Lark 프로필에서 부서 간 조정과 개인 책임을 돕는 OKR을 확인할 수 있습니다.
OKR을 업데이트할 때는 Lark 문서에 삽입하여 팀이 함께 업데이트하고 다시 OKR 시스템과 동기화할 수 있습니다.
또한, 팀의 “건강 상태”를 파악할 수 있습니다. 데이터 분석을 통해 팀 진행 상황을 실시간으로 모니터링하고, 잠재적 문제를 조기에 발견하며, 데이터 기반 의사결정을 내려 전략을 최적화할 수 있습니다.
Lark의팀 주간 보고서(OKR) 템플릿은 팀의 주간 진행 상황을 추적하고 기업 목표에 맞추는 데 도움이 됩니다.
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