본격적으로 시작하기 전에, 부기와 회계가 어떻게 다른지 아는 것이 중요합니다.

두 가지가 종종 겹치긴 하지만, 부기(bookkeeping)는 행정적이고 거래기록(transaction)적인 측면입니다. 식당 부기에서는 구매, 반품, 주문을 포함한 사업의 재무 거래를 기록하며, 고객과 공급업체로부터 받은 영수증과 지불 내역도 기록합니다.

회계는 부기 작업을 포함하지만, 더 큰 재무 전반을 살펴보는 것도 필요합니다. 부기 및 기타 데이터를 활용하여 통찰을 얻고 이에 대해 조치를 취합니다.

회계 지원이 필요하시면, 편리한 가이드를 참고하세요: 2024년 쉽게 배우는 레스토랑 회계.

이를 염두에 두고, 포괄적인 식당 부기 시스템의 여섯 단계를 살펴보겠습니다.

1단계: 일일 매출 보고서 작성

첫 번째 단계는 식당의 일일 매출 보고서를 작성하는 것입니다. 이 일일 기록을 완료하면 식당의 실시간 운영 상황을 확인할 수 있습니다. 한눈에 사업이 얼마나 수익을 냈는지 또는 무료로 제공했는지 알 수 있어 시간 경과에 따른 성과를 비교할 수 있습니다.

일일 보고서에는 현금 및 신용카드 결제 고장이 포함되어야 합니다.신용 카드는 일반적으로 처리하는 데 최대 2~3일이 걸리기 때문에 이러한 지불 방법을 별도로 기록하면 자금이 은행 계좌에 도착하는 방법과 일치합니다.

비즈니스에 따라 다양한 유형의 판매를 기록하고 싶을 수도 있습니다. 예를 들어, 음식과 음료 판매를 별도로 기록하고, 알코올 음료와 비알코올 음료 판매를 더 세분화할 수 있습니다.

어떤 시스템을 선택하든 정확성을 보장하기 위해 일관성을 유지해야 합니다.

다른 업무로 인해 주간 기록 일정으로 미루고 싶을 수 있지만, 그렇게 하면 부정확성과 오류가 발생할 위험이 있습니다. 일일 매출 보고서를 정기적인 일과의 일부로 일정에 포함하여 단계를 놓치지 않도록 하세요. 이 보고서를 일일 식당 마감 체크리스트의 일부로 만들 수도 있습니다.

좋은 소식은? 많은 일일 매출 보고서가 이제는 POS 시스템에서 제공된다는 점입니다.

2단계: 강력한 POS 시스템과 동기화하기

비즈니스를 위해 포괄적이고 자동화된 POS 시스템에 투자하면 장기적으로 시간, 비용, 노력을 절약할 수 있습니다.

과거에는 POS 시스템이 현금 등록기에 국한되었지만, 오늘날의 옵션은 일반적으로 거래기록 자체를 넘어선 기능을 포함합니다.

고객이 신용카드를 긁거나 직원이 전자 등록기에 현금 판매를 입력하면, 시스템은 해당 판매에 대한 세부 정보를 생성하여 비즈니스에 실행 가능한 장기 인사이트를 제공합니다.

자동화로 정확성과 효율성도 향상됩니다. 정보가 자동으로 생성되기 때문에 지루한 데이터 입력에 직면하지 않습니다.

선택한 POS 시스템에 따라 비즈니스 요구에 맞게 매출 카테고리를 맞춤 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 다음과 같이 매출을 분류할 수 있습니다:

• 음식 및 음료 매출

• 주류 및 비주류 음료 매출

• 에피타이저, 메인 요리, 디저트 매출

• 점심, 해피아워, 저녁 매출

• 현금, 신용카드, 기프트카드 결제

많은 강력한 POS 시스템에는 다음을 포함한 다른 데이터 포인트를 추적하는 옵션도 포함되어 있습니다:

• 재고

• 주문

• 비용

• 고객 정보

• 메뉴 항목 성과

• 일일 식당 성과

POS 시스템을 귀하의 특정 요구에 맞게 맞춤 설정하면 일일 판매 보고서가 자동으로 생성됩니다.

선택할 수 있는 다양한 POS 시스템이 있지만, 인기 있는 옵션 중 하나는 Square입니다. 이 도구는 식당과 주방을 연결하여 모두가 같은 정보를 공유할 수 있도록 직관적인 소프트웨어를 제공합니다.

가장 좋은 점은? Square가 이제 완전히 Lark와 통합된다는 것입니다. Square를 Lark Base에 직접 연결하여 맞춤형 대시보드에서 판매 데이터를 쉽게 확인하고, 패턴을 식별하며, 조치를 취할 수 있습니다.

3단계: 외상매출금 계정 설정

식당 회계의 또 다른 중요한 부분은 외상매출금 계정을 견고하게 설정하는 것입니다.

공급업체에 대한 신속하고 정확한 지불은 신뢰를 구축하고 관계를 유지하는 데 도움이 됩니다. 또한 유지보수, 수리, 개조, 허가 및 기타 서비스에 대한 지불이 적시에 이루어져야 비즈니스가 합법적이고 규정을 준수할 수 있습니다.

판매 보고서와 달리 외상매출금 시스템은 매주 설정해야 합니다. 현금 흐름과 은행 잔액을 정확히 추정할 수 있도록 각 청구서를 지불, 발송 및 기록하는 정기적인 시간을 캘린더에 설정하세요.

지속적으로 사용할 수 있는 일관된 지불 방법을 선택하세요. 다음은 장단점과 함께 인기 있는 옵션들입니다:

수표

수표로 결제하는 주요 장점은 거래기록 및 편의 수수료를 피할 수 있다는 점입니다. 또한, 수표가 처리되는 데 보통 며칠이 걸리기 때문에 현금 흐름을 더 쉽게 관리할 수 있을 것입니다.

단점은 공급업체가 대금을 받기까지 더 오래 기다려야 하므로 비즈니스 관계에서 호의가 생기지 않는다는 점입니다. 수표를 대량으로 구매하는 것도 비용이 많이 들 수 있습니다.

온라인 청구서 결제

온라인 청구서 결제는 공급업체, 공과금 제공자 및 기타 정기 서비스에 대한 반복 결제를 설정하는 데 견고하고 안전한 옵션입니다.

하지만 모든 기업이 이러한 결제를 받을 준비가 되어 있지 않아 시스템에 또 다른 결제 수단을 추가해야 할 수도 있습니다.

반복 결제를 기록할 수 있도록 시스템이 설정되어 있는지 확인하여 자금 부족으로 인한 수수료가 발생하지 않도록 하십시오. 온라인 청구서 결제도 처리하는 데 며칠이 걸릴 수 있으므로 이 방법을 선택할 경우 일정 관리를 철저히 해야 합니다.

ACH 이체

온라인 청구서 결제처럼 일부 ACH 이체는 은행 간에 이루어지므로 일반적으로 거래기록 수수료가 발생하지 않습니다.

반면, PayPal과 Venmo 같은 경우 거래에 편의 수수료가 추가됩니다. 이러한 거래도 처리하는 데 며칠이 걸리지만, 더 많은 비용을 지불하면 처리 속도를 높일 수 있습니다. ACH 이체는 또한 안전하며 사기에 덜 취약합니다.

신용카드

신용카드 결제는 처리하는 데 며칠이 걸리므로 공급업체 및 기타 서비스 제공자에게 적시에 대금을 지급하는지 확인하십시오. 이 결제 방식에 수수료가 발생하는지 확인하여 다른 옵션으로 전환할지 결정할 수 있습니다.

신용카드를 사용할 경우 매달 잔액을 전액 상환하지 않으면 높은 이자율이 부과될 위험이 있습니다.

4단계: 직원 급여 관리

판매 기록을 작성하고 청구서를 지불했습니다. 이제 직원들을 돌볼 차례입니다.

직원 급여를 운영하는 데는 수많은 요소가 있습니다. 규정과 요구 사항을 모르면 비용이 많이 드는 실수를 할 위험이 있습니다.

기업들은 연간 평균 80.15%의 급여 정확도를 기록하며, 각 오류를 수정하는 데 평균 291달러의 비용이 듭니다.

정확하고 시기적절한 지급은 직원 만족도를 유지하는 데 도움이 됩니다. 결국, 자신의 근무 시간을 제대로 기록하지 않고 그에 맞게 급여를 지급하지 않는 회사에서 일하고 싶어 하는 직원은 없습니다.

급여와 관련하여 귀하는 다음을 책임집니다:

• 직원들의 출근 및 근무한 정규 시간 추적

• 직원들의 초과 근무, 결근 및 휴가 요청 추적

• 직원 급여 차이 관리 — 예를 들어, 인사 담당 직원은 월급을 받는 반면, 웨이터 직원은 시간당 급여를 받습니다

• 임금 압류를 위한 자금 원천징수

• 일관되고 신뢰할 수 있는 지급 방법 선택

규정을 준수하는 급여 운영에는 모든 급여에서 해당 세금을 납부하는 것도 포함됩니다. 고용주는 메디케어, 사회보장, 실업 보험에 해당하는 직원 급여의 일정 비율을 납부할 책임이 있습니다. 또한 주 및 지역에 따라 달라지는 소득세 원천징수도 책임질 수 있습니다.

또한, 건강 보험이나 퇴직 혜택을 제공하는 경우 이러한 공제도 고려해야 합니다.

마지막으로, 팁 및 직원 보고와 관련된 규정을 지속적으로 확인하여 노동 및 고용법을 준수해야 합니다.

급여 처리의 복잡성을 고려할 때, 직접 처리하기보다는 이 단계를 아웃소싱하는 것을 고려할 수 있습니다. Gusto와 OnPay는 이를 위한 두 가지 인기 있는 옵션입니다.

5단계: 모든 계정을 정기적으로 조정하기

식당 회계에서 이 단계는 생각만큼 어렵지 않습니다.

계정을 조정한다는 것은 부정확성, 불일치 또는 오류를 발견하기 위해 계정을 비교하는 것을 의미합니다. 이 과정은 또한 월별 지출에 대한 전체적인 관점을 제공합니다.

시작 잔액과 종료 잔액이 있는 모든 계정은 조정 과정에 포함되어야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

• 은행 계좌

• 신용 카드

• 사업 대출

• 신용장

• 급여 부채 (또는 빚지고 있지만 아직 지불하지 않은 금액)

서면 수표, 신용 카드 영수증 및 기타 지불 방법을 은행 계좌와 비교하여 검토하여 기재의 정확성을 보장합니다.

명세서가 발행되고 쉽게 접근할 수 있을 때 매월 계정을 조정할 계획을 세우세요. 이렇게 하면 문제가 발생할 경우 즉시 해결하여 문제가 커지는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 의심스러운 거래기록을 조기에 발견하고 신고하면 사기에 대한 책임이 줄어듭니다.

계좌 조정의 결과는 다음과 같습니다:

• 부정확한 원장 항목 수정

• 누락된 수표 발견

• 잘못된 입금 찾기

• 현금 불일치 위치 파악

• 사기 거래기록 식별

• 주문 및 재고 불일치 확인

자동화되고 통합된 회계 도구를 사용하여 프로세스를 간소화하고 정확성을 높이며 시간(및 불편함)을 절약하세요. 이러한 시스템은 세금 신고의 정확성과 준수를 더욱 보장하는 데도 도움이 됩니다.

6단계: 재무 보고서 검토(필요한 조정 사항 반영)

탄탄한 식당 회계 시스템의 마지막 단계는 재무 보고서를 검토하는 것입니다.

레스토랑은 종종 수익 마진이 매우 낮기 때문에 실수가 비용 부담으로 이어질 수 있습니다. 전체 서비스 레스토랑의 평균 수익 마진은 3–5%에 불과합니다. 패스트 캐주얼 매장의 경우 평균 6–9%로 약간 더 높습니다.

레스토랑의 재무 상황을 파악하고 필요 시 조정하기 위해 이러한 보고서를 매주 실행하세요.

검토해야 할 필수 보고서는 다음과 같습니다:

계정 차트

계정 차트는 모든 계정을 한 곳에 정리한 목록입니다. 이는 일반 원장의 핵심 구성 요소로, 비즈니스가 어떻게 수익을 창출하고 지출하는지 정확히 보여줍니다.

계정 차트는 일반적으로 다섯 개의 별도 계정으로 나뉩니다:

1. 수익

2. 비용

3. 부채

4. 자산

5. 자본

각 유형 내에 하위 계정을 선택할 수도 있습니다. 예를 들어, 비용 계정은 식품 비용, 임대료, 공과금, 장비 유지보수, 인력 등으로 세분화할 수 있습니다.

매출원가(COGS)

매출원가는 식사 준비 및 제공에 사용된 음식, 재료, 포장에 지출된 총액입니다. 이 지표에는 음식물 쓰레기와 부패도 포함되어 정확성을 높입니다.

매출원가는 기초 재고와 구매한 재고를 더한 후 기말 재고를 빼서 계산합니다. 시간이 지남에 따라 이 재무 보고서는 계절별 가격 변동이나 공급망 변화가 순이익에 미친 영향을 파악하는 데 유용한 정보를 제공합니다.

식품 비용에 대해 28~32% 기준을 달성하는 것을 목표로 하세요.

노동 비용

식당 노동 비용에는 직원들에게 지급하는 임금, 급여, 복리후생 및 급여세가 포함됩니다.

직접 노동 비용은 최전선 근로자와 주방 직원을 포함하며, 간접 노동 비용은 인사 및 운영을 지원하는 기타 직원을 포함합니다.

노동 비용 보고서를 실행하면 인력 배치에 대한 자세한 통찰을 얻을 수 있습니다. 과잉 또는 인력 부족의 패턴과 계절적 변동을 발견할 수 있습니다.

이 보고서는 팁이 청구서에 포함되어 있는지, 공동 기금에 추가되는지, 아니면 개별적으로 제공되는지에 대한 관리 방식도 보여줍니다.

건물 및 유지보수 비용

개별 보고서를 실행하여 시간 경과에 따른 건물 및 유지보수 필요를 추적하세요. 여기에는 임대료, 공과금, 재산세, 장비 유지 및 수리가 포함되어야 합니다. 또한 사업장 검사 결과를 추적하고 필요한 조정을 할 수 있습니다.

식당 사업을 위한 세 가지 검사 팁으로 연간 10만 달러 이상 절약하세요.

이 수치를 바탕으로 업그레이드, 장비 교체 및 관심이 있다면 사업 확장 계획을 세울 수 있습니다.

마케팅 비용

마케팅 보고서는 마케팅 활동, 실행 및 결과의 세부 내역을 보여줍니다.

성공적이거나 실패한 캠페인에 대한 통찰을 수집하여 필요한 변경을 할 수 있습니다.

인사 및 급여 비용

인사 및 급여 비용을 확인하여 조정할 수 있는 부분이 있는지 살펴보세요. 비용은 직원이 현장에 상주하는지, 직접 프로세스를 운영하는지, 아니면 외주를 주는지에 따라 달라집니다.

보고서의 정확성을 점검하고 불일치가 있는지 확인하세요. 이는 특히 세금 신고 및 잠재적인 감사에 매우 중요합니다.

회계 관리는 레스토랑 운영의 한 부분에 불과하다는 것을 이미 알고 계실 겁니다. 더 많은 팁은 레스토랑 경영 내부자 가이드를 참고하세요.

이 6단계 회계 절차를 염두에 두고, 지원을 위해 사용할 수 있는 종합 도구를 살펴보겠습니다.