"우리는 일상 운영 관점에서 Lark Base를 많이 활용합니다. 우리가 관리하는 14개 지역 각각에서 무슨 일이 일어나고 있는지 매우 명확하게 파악할 수 있습니다. 가장 큰 이점은 Base를 활용해 광범위한 포트폴리오의 운영 성과를 모니터링할 수 있는 대시보드를 만드는 것입니다. 데이터를 시각화하여 문제를 파악하고 숫자와 차트에서 이상 징후를 확인할 수 있어 특정 결정을 내리는 데 큰 도움이 됩니다." - 리 징타오 (행정팀 APAC 지역 책임자)
상상해 보십시오: 대륙을 넘나들며 고객과 회의를 하지만 다행히도 방문하는 각 지역에 사무실이 있습니다. 편의 시설을 이용할 수 있지만 이제는 책상을 얻고, 회의실을 예약하고, 노트북을 시청각 시스템에 연결하거나 물건을 보관할 사물함을 구하는 방법을 알아내야 합니다. 일반적으로 직원들은 회사의 기업도표를 확인하고, 누구에게 이메일을 보내야 할지 파악한 후 회의실 예약이나 각 사무실의 표준 운영 절차를 요청해야 합니다.
ByteDance의 사무실 위치에서는 상황이 완전히 다릅니다. 아시아 태평양 지역의 어느 사무실에 들어가든 직원들은 동일한 절차와 서비스를 기대할 수 있습니다. 일본이든 싱가포르든 사물함이나 회의실 예약 절차는 동일합니다. 사무실에서 회의를 하는 경험도 어디서나 비침해적이고 원활합니다. ByteDance 직원인 앨런은 이렇게 말합니다. "홍콩, 싱가포르, 도쿄에 있을 때 사무실이 익숙하게 느껴집니다. 편의 시설 예약에 대해 전혀 고민하지 않습니다. 절차가 정확히 같습니다. 시스템이 내가 어느 사무실에 있는지 지능적으로 인식하고 Lark 캘린더에서 회의를 예약하면 자동으로 현지 예약 옵션을 보여줍니다."
이러한 표준화된 경험을 만들고 싱가포르, 일본, 한국, 인도, 호주, 카자흐스탄 등 14개 지역에 걸친 사무실 운영을 효율적으로 관리하기 위해 ByteDance 행정팀은 Lark를 사용합니다.
요약
대규모 서비스 표준화: ByteDance 관리 팀에 대하여
바이트댄스 관리팀은 14개 지역 사무실 전반의 업무 효율성을 향상시키는 것을 목표로 하며, 조경, 해충 방제, 식음료 및 케이터링, 시설 예약, 내부 커뮤니케이션 등 다양한 업무를 감독합니다.
지원 인력을 얼마나 채용할지 예측하는 것부터 일상적으로 제공할 음식의 양까지, 이 팀은 업무 환경이 생산성에 적합하도록 보장하고 직원 서비스가 표준화되도록 하며, 모든 사무실에서 효율성을 지속적으로 향상시키기 위해 노력합니다.
바이트댄스의 관리팀은 Lark의 파워 유저입니다. 업무 범위가 확대됨에 따라, 팀은 워크플로우를 끊임없이 재고하고 Lark 기능을 실험하여 프로세스를 디지털화하고 수작업 개입을 줄이며 자동화를 촉진했습니다.
워크플로우가 디지털화되고 프로세스가 자동화되면서 여러 지역에 걸쳐 프로세스를 확장하는 것이 훨씬 간단해졌습니다. 추가 인력은 SOP 교육을 받을 필요가 없었고, 특정 서비스를 이용할 수 있도록 하는 것도 다른 사무실에서 이미 사용 중인 Lark 앱에 직원들이 접근 권한을 부여하는 것만큼 간단했습니다.
이처럼 광범위한 업무를 관리하면서 바이트댄스 관리팀은 Lark를 통해 3가지 과제를 극복했습니다:
혁신적인 서비스 제공: 행정팀은 직원들이 어디에 있든 최소한의 인력으로 신속하고 원활하게 서비스를 제공하기 위해 기술을 적용하고자 했습니다.
효율성을 갖춘 서비스 표준화 모니터링: 일상 운영 중에 행정팀은 다양한 지역에서 일관된 서비스를 제공하면서도 과정이 지나치게 번거롭거나 단조로워지지 않도록 효율성을 유지하는 것을 목표로 했습니다.
효과적인 광범위한 서비스 포트폴리오 관리: 여러 지역에 분산된 사무소를 대상으로 리더십 팀은 운영이 원활하게 이루어지도록 감독을 유지하고자 했습니다.
(1) 차원을 넘나드는 혁신: 물리적 사물함 서비스를 위한 디지털 솔루션
현대 사무실 환경에서 책상, 회의실, 사물함과 같은 물리적 공간은 필수적입니다. 그러나 행정팀은 Lark Base를 통해 이러한 공간과 상호작용하는 방식을 혁신하여 편의 시설 접근성을 높이고 프로세스를 더욱 효율적으로 만들었습니다.
전통적으로 사물함 예약은 번거로운 과정이었습니다. 직원은 지역 행정팀에 사물함을 요청해야 했고, 사무실 직원이 수동으로 사물함을 배정한 후 기본 비밀번호와 사용 방법을 안내했습니다. 이 시스템은 시간도 많이 걸리고 노동 집약적이었습니다.
Lark Base가 등장하면서 이 과정은 원활한 디지털 경험으로 바뀌었습니다. 이제 직원은 QR 코드를 스캔하여 온라인 양식을 통해 사물함을 요청하기만 하면 됩니다. 즉시 워크플레이스 봇이 사물함 배정을 확인하고 사물함을 여는 방법과 비밀번호 설정 방법에 대한 자세한 안내를 직원에게 전송합니다. 이 자동화는 개인의 편의를 넘어 Lark Base에서 사물함 사용 현황을 실시간으로 업데이트하여 운영 효율성도 보장합니다. Lark Base를 사용함으로써 전체 과정이 며칠에서 몇 분으로 단축되었습니다.
더 나아가, 이 디지털 전환은 실시간 대시보드를 통해 사물함 사용 현황을 한눈에 볼 수 있게 합니다. 즉, 직원이 양식을 작성하는 단일 행동이 자동화된 프로세스의 도미노 효과를 일으킵니다. Lark Base는 사무실 편의 시설 접근을 단순화할 뿐만 아니라 사무실 자원의 관리와 활용을 향상시켜 물리적 작업 공간을 바라보고 상호작용하는 방식에 있어 중요한 도약을 이뤘습니다.
(2) 경영 탐색: 고급 통찰에서 현장 세부사항까지
행정 운영의 복잡한 세계에서 리더들은 예산 편성 및 청구서 지불부터 직장 운영 관리에 이르기까지 광범위한 활동을 감독하는 어려운 과제에 직면해 있습니다. 추적에 유용한 스프레드시트에 의존하는 것은 수동 업데이트가 필요하기 때문에 실시간 통찰력을 얻는 능력을 크게 저해했습니다.
Lark Base를 통해 행정 팀은 배치 추적, 재무 데이터 관리 및 예산 편성과 같은 운영을 자동화하고 간소화했습니다. 14개 지역의 사무소 데이터를 하나의 Base에 중앙 집중화함으로써 팀은 새로운 수준의 운영 가시성과 효율성을 잠금 해제했습니다.
이 중앙 집중화는 리더십이 모든 사무소의 성과를 포괄적으로 파악할 수 있게 했습니다. 처음으로, 그들은 동적 대시보드를 통해 어떤 서비스가 가장 수요가 많고 비용이 어디에서 증가하는지 쉽게 식별할 수 있었습니다. 이는 더 정보에 기반한 의사결정을 가능하게 했을 뿐만 아니라 행정 팀의 범위와 성과를 명확하게 보여줌으로써 이해관계자 관리를 크게 향상시켰습니다. 행정팀 APAC 지역 책임자인 Jingtao는 “APAC은 광범위한 포트폴리오로 사람들에게 전체적인 시각을 제공하기 어렵습니다. 스프레드시트는 모두 숫자에 불과하지만 Base를 통해 중요한 이해관계자들이 포트폴리오의 규모와 매월 무슨 일이 일어나고 있는지 명확하고 직접적으로 파악할 수 있는 시각을 제공할 수 있습니다.”라고 말했습니다.
(3) 대기 근무에서 자동화로: Lark 앱으로 서비스 제공 혁신
과거에 ByteDance 팀은 직원 작업 공간 요청을 처리하기 위해 온콜 서비스를 사용했습니다. 예를 들어, 직원이 팬트리에 간식을 더 원하거나 자신의 층에 풋볼 테이블을 설치하고 싶을 때, Lark 채팅을 통해 담당자와 직접 소통했습니다. 담당자는 요청을 관련 동료에게 수동으로 전달하고 직원에게 진행 상황을 업데이트해 주었습니다. 이 과정은 기능적이었지만 노동 집약적이고 번거로우며 비효율적이었습니다. 게다가 모든 직원 요청이 주로 채팅에 기록되어 리더십이 요청 빈도와 서비스 유형에 대한 통찰을 얻기 어려웠습니다.
작업 공간 요청 수집 및 대응 효율성을 극대화하기 위해 관리팀은 Lark 앱으로 작업 공간 티켓팅 시스템을 배포하기로 결정했습니다. 직원들은 이제 앱을 통해 요청을 제출하며, 이 요청은 자동으로 중앙 집중식 티켓팅 시스템에 입력됩니다. 요청 카테고리에 따라 시스템이 자동으로 담당자를 지정하고 알림을 보냅니다. 직원들은 자동으로 진행 상황과 해결 업데이트를 받아 신속하고 효율적으로 절차가 완료됩니다.
티켓팅 시스템을 사용함으로써 ByteDance 관리팀은 전통적인 수동 교환 모델을 없애 3명의 직원 시간을 확보했습니다. 자동 티켓 할당 프로세스는 효율성을 15% 향상시켰습니다.
요청 할당과 업데이트 자동화뿐만 아니라, 새로운 티켓팅 시스템은 강력한 데이터 분석 기능을 제공합니다. 리더십은 이제 작업 공간 전반의 추세를 쉽게 파악하고, 이상치를 식별하며, 수요 패턴을 이해할 수 있습니다.
구체적으로, Lark의 고급 권한은 리더십이 세밀한 접근 제어를 유지할 수 있게 했습니다. 예를 들어, 마닐라 사무실의 회의실에 문제가 있을 경우, 필리핀 행정팀은 해당 문제에만 접근할 수 있도록 권한이 부여되며, 싱가포르의 문제에 관한 정보는 볼 수 없도록 제한됩니다.
이 데이터 기반 접근법은 선제적 관리를 가능하게 하여, 리더들이 구체적인 사항을 파악하고 문제 해결을 위한 업무를 할당하며, 자동 알림을 통해 적시에 후속 조치를 취할 수 있게 했습니다. 이 워크플로우는 행정팀의 속도와 대응력을 향상시켰을 뿐만 아니라, 리더십에게 정보에 기반한 의사결정, 목표 정보 공유, 즉각적인 조치를 취할 수 있는 도구를 제공하여 생산적이고 효율적인 업무 환경을 유지하도록 지원했습니다.
결론
APAC 관리팀은 Base와 App과 같은 Lark의 기능을 도입하여 운영을 점점 더 디지털화함으로써 14개 지역에 걸친 인상적인 사무소 포트폴리오를 관리할 수 있게 되었습니다. 더욱 인상적인 점은 팀이 기존 서비스를 표준화하고 효율성과 편리성을 극대화하기 위해 혁신적인 서비스를 제공할 수 있다는 것입니다. 전반적으로, Lark의 파워 유저가 됨으로써 팀은 다음과 같은 성과를 이루었습니다:
향상된 의사결정: 실시간 데이터와 시각적 대시보드를 통해 의사결정자들은 중요한 정보를 손쉽게 접근할 수 있어, 그 어느 때보다 빠르게 정보에 기반한 결정을 내릴 수 있습니다.
운영 효율성: 자동화된 프로세스와 중앙 집중식 관리를 통해 번거로운 수작업이 제거되어, 관리팀이 전략적 이니셔티브와 서비스 우수성에 집중할 수 있게 되었습니다.
통찰력 있는 분석: 티켓팅 시스템이 추세를 기록하고 문제점을 분석하는 능력은 선제적인 서비스 개선과 맞춤형 솔루션 제공의 길을 열었습니다.
