원격 근무는 새로운 일상이 되었습니다. 오늘날 많은 직장인들에게 옆자리 동료에게 빠르게 말을 걸기 위해 몸을 돌리는 일은 과거의 일이 되었습니다. 이는 업무에서의 소통이 시간과 공간에 구애받지 않게 된다는 의미이기도 합니다.
이 새로운 일상에서 비동기식 소통은 매일 동료들과 연결되는 방식이 됩니다. 이 블로그에서는 비동기식 소통의 정의, 그로 인한 이점, 그리고 원격 근무를 더 쉽고 가능하다면 즐겁게 만들기 위해 이를 어떻게 익힐 수 있는지 공유할 것입니다.
비동기 통신이란 무엇인가요?
비동기식 커뮤니케이션은 즉각적인 응답이 필요 없이 메시지, 업데이트 및 정보를 공유하는 것입니다. 이는 소통하는 사람들이 실시간으로 \"참석\"할 필요가 없으며, 양측 모두 각자의 시간과 공간에서 최대한 많은 일을 하고 공유할 수 있어야 함을 의미합니다.
비동기식 커뮤니케이션은 원격 근무의 기반으로, 동시에 참석하는 것이 어려울 수 있는 상황에서 유용합니다. 이는 모든 것에 즉시 답해야 한다는 압박감 없이 각자의 속도로 소통할 수 있게 해줍니다.
비동기식 커뮤니케이션은 인간에게 새로운 개념이 아닙니다. 기술이나 교통수단이 없어 사람들이 쉽게 같은 장소에 모이기 어려웠던 시절, 종이에 편지를 쓰고 우편으로 보내는 것이 바로 비동기식 커뮤니케이션이었습니다. 우리는 어제부터 공간과 시간에 도전받은 것이 아니라, 우편배달부가 오기를 기다리며 오래전부터 정보 교환에 인내심을 길러왔습니다.
직장에서 오디오 및 영상 통화와 같은 동기식 채널이 있더라도, 비동기식 방식은 여전히 널리 사용됩니다. 이메일을 보내거나, 웹 기반 문서에서 공동으로 보고서를 작성하거나, 누군가의 아침 시간에 맞춰 문자 메시지를 예약 발송하거나, 마감일에 따라 자동으로 프로젝트 업데이트와 알림을 받는 경우가 그렇습니다.
비동기식 커뮤니케이션이 먼저인 이유: 알아야 할 5가지 이점
더 나은 표현: 서둘러 답변을 내놓기 전에 생각할 여유
우리는 모두 뒤돌아보면 더 잘 말할 수 있었던 순간들이 있지만, 이미 메시지는 전송된 경우가 있습니다. 비동기식 커뮤니케이션은 시간에 구애받지 않기 때문에 즉시 답변해야 한다는 압박이 없습니다. 이는 모든 내용을 천천히 읽고, 질문을 정확히 이해했는지 확인하며, 모든 요구사항을 명확하고 간결하게 다루는 멋진 문단을 작성할 시간을 가질 수 있다는 뜻입니다.
때로는 너무 빨리 엔터 키를 누르더라도, 많은 도구들(예: Lark)은 메시지나 댓글을 다시 편집할 수 있게 하여 비동기식 환경 내에서 개선할 여지를 남겨둡니다.
더 포용적인 환경: 가장 수줍은 사람도 말할 수 있게
같은 회의에 앉아 실시간으로 아이디어를 교환할 때 사람들은 다르게 행동합니다. 열정적으로 자신을 표현하는 외향적인 사람이 있는 반면, 조용해지는 사람도 있습니다. 회의는 실시간 대화에 좋지만, 팀이 얻을 수 있는 다양한 목소리와 아이디어를 해칠 수 있습니다. 모두가 반응하고 발언할 충분한 시간과 공간을 갖지 못하기 때문입니다.
비동기식 커뮤니케이션은 많은 사람들 앞에서 말해야 하는 사회적 압박과 명확하게 자신을 표현하지 못할 걱정을 덜어줍니다. 대신, 모두가 문서에 댓글을 달거나, 글머리표나 문단으로 피드백을 공유하거나, 때로는 동의를 표시하기 위해 엄지손가락을 올리는 등의 비동기식 방식을 사용할 수 있습니다.
맥락 유지: 모든 것이 저장되어 놓치지 않음
놓칠까 봐 두려워하는 마음 때문에 많은 사람들이 즉각적인 채팅을 마치 실시간 회의처럼 사용합니다. 중요한 업데이트나 메시지를 놓쳐서 일이 지연될까 걱정하기 때문입니다. 하지만 비동기식 커뮤니케이션의 진정한 장점은 모든 정보를 보존할 수 있다는 데 있습니다. 커뮤니케이션이 시간에 구애받지 않고 이루어지기 때문에 메시지, 이메일, 문서 등 모든 것이 저장되어 사람들이 자신의 근무 시간에 완전한 형태로 다시 확인할 수 있습니다. 게다가 적절한 앱을 사용하면 중요한 문서, 채팅, 시트를 작업 공간 상단에 고정하여 팀원들이 무엇을 먼저 읽어야 하는지 알 수 있게 할 수 있습니다.
대기 시간 감소: 팀 생산성 향상
비동기식 커뮤니케이션에서는 공유하는 정보의 밀도가 더 높아집니다. 상대방이 독립적으로 행동하도록 하려면 여러 날에 걸쳐 조금씩 보내는 대신 필요한 모든 정보를 한꺼번에 제공해야 합니다. 그리고 생산성 향상은 양방향으로 작용합니다. 모든 정보가 패키지로 공유되어 상대방이 추가 질문을 위해 돌아오기를 기다릴 필요가 없으며, 다음 작업으로 넘어가 자신의 시간 관리를 최적화할 수 있습니다.
마음의 평화: 계속해서 자리에 있어야 한다는 압박 감소
비동기식 커뮤니케이션은 오늘날 분산된 팀들이 협업하는 방식으로, 특히 시간대가 다르거나 서로 다른 근무 일정에 적응할 때 더욱 중요합니다. 게다가 많은 이들은 이를 신호, 태도, 그리고 사고방식으로 해석하기도 합니다. 업무에서 비동기식 커뮤니케이션을 허용하고 장려함으로써 팀원 모두에게 마음의 평화를 제공합니다. 시간대가 다른 팀원들은 모든 메시지에 즉시 24시간 대기할 필요가 없다는 것을 알게 되며, 실시간으로 정보 교환이 이루어지지 않을 때에도 연결 상태를 유지할 수 있는 해결책을 마련하고, 누가 언제 답변할지에 대한 합리적인 기대치를 설정할 수 있습니다. 더 나은 일과 삶의 균형, 더 행복한 팀, 그리고 더 강력한 성과를 기대할 수 있습니다.
비동기 활용법: 시작해야 할 5가지
이제 팀이 비동기 커뮤니케이션을 활용하여 위에서 상상한 스트레스 없는 생산적인 팀워크를 어떻게 달성할 수 있는지 살펴보겠습니다.
비동기 커뮤니케이션은 하루아침에 완성되지 않습니다. 실제로는 팀 전체의 충분한 연습 기간이 필요하며 단계별로 구현되어야 합니다. 팀이 단계별로 고려할 수 있는 몇 가지 팁을 소개합니다.
동기 커뮤니케이션은 여전히 많은 상황에서 필요하다는 점을 유의하세요. 동기와 비동기 중 선택하는 방법에 대해 더 알아보려면 여기를 참조하세요.
1. 업무에서 비동기 우선 방식을 장려합니다
비동기식 커뮤니케이션을 팀에 도입하고 궁극적으로 업무 리듬의 일부로 만들기 위해서는 모범을 보이는 것보다 더 좋은 방법이 없습니다. 이는 관리자가 스스로 비동기식 커뮤니케이션을 장려하고 실천함에 따라 “즉시 답변하지 않으면 내 상사가 나를 어떻게 볼까”라는 망설임과 마음 읽기를 줄이는 데 도움이 됩니다.
관리자가 구현 초기에 시도할 수 있는 몇 가지 작업이 있습니다.
PSA: 비동기식 커뮤니케이션 활용 노력을 알리고, 이것이 팀에 의미하는 바, 도입의 이점, 그리고 비동기식 커뮤니케이션을 언제 어떻게 사용할지에 대한 예시를 공유하세요. 직원들이 최선의 판단을 내릴 수 있도록 예시와 프레임워크를 제공하는 것이 좋은 방법입니다.
좋은 글쓰기 장려: 비동기식 커뮤니케이션에서는 온라인에 없을 때도 팀이 당신의 의도를 이해할 수 있도록 체계적이고 표현력 있게 글을 쓰는 능력이 더욱 중요해집니다. 이는 완전한 문장으로 작성하기, 전문 용어 대신 쉬운 단어 사용하기, 메시지에서 팀이 주목해야 할 부분을 강조하기 위해 글머리 기호, 굵은 글씨 등을 활용하는 간단한 방법부터 시작할 수 있습니다.
점진적으로 모범 사례 설정: 화상 회의, 전화 통화 등 동기식 커뮤니케이션이 사용되는 상황을 살펴보고 점차 비동기식 형식으로 대체하기 시작하세요. 발표 형식의 리뷰 미팅을 모두가 문서를 100% 읽고 댓글을 다는 방식으로 하루아침에 바꿀 필요는 없습니다. 대신 이 미팅은 하이브리드 방식으로 진행할 수 있습니다. 참석 가능한 사람은 참여하고, 각자 속도에 맞춰 문서를 읽고 댓글을 달며, 작성자는 댓글에 자신의 속도로 답변합니다. 팀은 다룰 가치가 있는 피드백을 논의하는 데 10분을 사용하고, 실시간 세션에 참여하지 못한 팀원은 적극적으로 문서에 댓글을 달고 미팅 녹화를 통해 내용을 따라잡을 수 있습니다.
2. 표현력 있게 소통하기
실시간 커뮤니케이션에서는 보통 화면 공유, 화이트보드 등과 같은 도구를 활용하여 자신의 의견을 전달하고 팀의 피드백을 언어적 및 비언어적으로 파악할 수 있습니다. 비동기식으로 전환할 때는 시각 자료, 형식, 반응을 명확히 표현하여 커뮤니케이션을 더욱 풍부하게 해야 합니다. 몇 분 더 생각하고 작성하는 것이 나중에 팀과의 여러 차례 주고받는 시간을 크게 절약해 줍니다.
모든 내용을 한 메시지에: 메시지를 조금씩 보내는 대신, 상황, 질문, 마감일 등 모든 정보를 포함한 완전한 단락으로 한 메시지에 담을 수 있습니다. 복잡한 항목의 경우, 주석이 달린 스크린샷, 화면 녹화, 마인드맵 등을 사용하여 시각적으로 더 자세히 설명할 수 있습니다. (Lark에서 이를 수행하는 방법을 확인하세요)
반응이 중요합니다: 비동기식 커뮤니케이션에서는 사회적 신호를 파악하기가 거의 불가능합니다. 예를 들어, 누군가가 “잘했어”라는 말 끝에 느낌표 대신 마침표를 사용하는 이유를 궁금해하는 순간이 있죠. 반응과 피드백을 더 명확하고 공개적으로 만드는 방법은 여러 가지가 있으며, 반드시 타이핑할 필요는 없습니다. 때로는 간단한 이모지 하나가 충분할 수 있습니다!
3. 비동기식 소통을 위한 시간을 계획하세요
이 시점에서 팀은 비동기식 커뮤니케이션에 더 익숙해졌습니다. 회의가 줄어들고 실시간 커뮤니케이션의 부담이 완화되면서, 캘린더를 다르게 활용하는 방안을 고려할 수 있습니다. 이 시점에서 업무용 캘린더는 회의 초대를 예약하고 옮기는 장소라기보다는 자신을 위한 시간 계획표이자 팀이 문의할 수 있는 공간입니다.
집중할 시간을 계획하세요: 비동기식 대화에서 업무와 마감일을 검토하는 것으로 하루를 시작하고, 이러한 작업을 위해 캘린더에 시간을 차단하는 것을 고려할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀도 캘린더만 보고 당신의 업무량을 더 잘 파악할 수 있습니다.
다른 사람들도 계획할 수 있도록 명확한 일정 설정: "최대한 빨리 끝내자"라고 말하는 대신, 팀이 맞춰야 할 일정을 더 명확히 할 수 있습니다. 예를 들어, "자료는 1월 14일까지 제출해야 하며, 이 팀은 지금부터 3일 동안 남긴 댓글을 바탕으로 자료를 수정할 시간입니다." 이렇게 하면 팀이 각자의 근무 시간에 맞춰 자신의 업무를 계획할 여유가 생깁니다.
사이사이 시간을 활용하세요: 비동기식 커뮤니케이션에서 모든 계획과 조정에도 불구하고, 다음 단계로 나아가기 위해 답변을 기다려야 하는 사이사이 시간이 있습니다. 이 시간은 잡무를 처리하거나 다음 작업을 간단히 계획하거나 짧은 휴식을 취하기에 좋습니다(우리 모두 재충전을 위해 그런 시간이 필요합니다).
4. 음소거와 거절을 넉넉히 사용하세요
위의 실천을 통해, 여러분이 속해 있거나 함께 일하는 팀들은 비동기 커뮤니케이션을 일상화하고 비동기 우선 사고방식을 공유할 수 있을 것입니다. 일치된 사고방식과 습관이 형성되면, 계속해서 현재에 머무르며 즉각적으로 반응해야 한다는 부담을 더욱 덜어낼 때입니다.
보통 한 시간 이상 길어지는 '빠른 통화'를 거절하고, 문서에 5분 내로 의견을 공유하는 것으로 시작할 수 있습니다. 또한 우선순위가 아닌 채팅 그룹과 알림을 음소거하고, 필요할 때만 확인할 수 있으며(나중에 더 중요해지면 언제든지 음소거를 해제할 수 있습니다).
5. 항상 적절한 도구를 선택하세요
여기에 있는 모든 훌륭한 아이디어와 팁은 올바르게 연습할 수 있도록 도와주는 적절한 도구가 필요합니다. 여러분과 팀이 협업 릴레이 경주를 시작하는 디지털 작업 공간을 선택할 때, 사용하는 플랫폼에서 다음 가치를 꼭 확인하세요:
팀이 효율적으로 보여주고 설명할 수 있도록 지원: 풍부한 형식의 텍스트와 문서, 그리고 주석을 쉽게 추가할 수 있는 기능을 통해 동료들과 명확하고 상세하게 맥락과 작업을 공유 가능. 또한, 대화를 지속하면서 서로의 근무 외 시간을 방해하지 않도록 적절한 시점에 메시지와 알림을 예약 발송할 수 있는 기능도 포함됩니다.
회의를 더욱 생산적으로 만들기: 자동 전사, 실시간 번역, 회의 녹음 내 전사본에 댓글을 달아 심도 있는 토론이 가능한 지원 기능을 갖춘 회의 솔루션으로, 팀이 각자 시간을 내어 회의를 따라잡을 수 있으면서도 마치 실시간으로 참여하는 것처럼 해야 할 일을 알 수 있도록 돕습니다.
실행 항목을 관리 가능하고 책임 있게 만들기: 개별 수준까지 알림과 과제를 공유할 수 있는 작업 계획 및 관리 도구로, 팀이 일정에 맞춰 프로젝트를 진행하고 메시지를 주고받지 않고도 제때 결과물을 전달할 수 있도록 합니다.
결론
저희가 제공하는 각 팁마다 독립적인 플랫폼이 있지만, Lark는 여러 도구를 오가며 발생하는 시간과 비용을 절약하고 팀이 하나의 앱 내에서 비동기식 소통을 실천할 수 있도록 돕습니다.
오늘 저희 팀에 연락하여 Lark가 어떻게 여러분의 시간을 절약하고 비동기식 소통을 지원하며 성공적인 릴레이 경주를 운영할 수 있는지 더 알아보세요.
