팀을 강화하고 혁신을 촉진하는 메커니즘을 만드는 것은 경쟁력을 유지하는 데 필수적입니다. Lark뿐만 아니라 여러 글로벌 센세이션을 탄생시킨 회사인 ByteDance는 직원들이 효율적이고 창의적으로 일할 수 있도록 독특한 방식을 도입하여 수년간 성장해 왔습니다.
단순히 업무나 권한을 부여하는 것뿐만 아니라 정보가 흐르고 효율적으로 집단 지능적인 의사결정이 이루어지는 협력 생태계를 조성하는 것이 중요합니다.
함께 ByteDance의 모범 사례를 살펴보겠습니다 ⬇️
1. 같은 페이지 회의
우리 모두 주제에서 벗어나 길고 비생산적인 회의를 피하고 싶어합니다. 아마존의 6페이지 메모 사용 사례에서 영감을 받아 ByteDance 팀은 같은 페이지 회의 방법이라는 유사한 접근 방식을 채택했습니다. 이 방법은 집중적이고 효율적인 토론을 촉진합니다.
회의 전에, 주최자는 토론 포인트를 개요하는 문서를 준비합니다. 참가자들은 이 문서를 미리 읽도록 권장되지만 의무는 아닙니다. 종종 이 문서들은 회의 초대장에서 직접 생성된 회의 그룹을 통해 접근할 수 있습니다.
회의 시작 시, 15분간의 집단적인 조용한 독서 시간이 있을 것입니다. 이 시간 동안 참가자들은 문서에 댓글 작성 가능합니다. 들을 수 있는 유일한 소리는 키보드의 타이핑 소리일 것입니다. 이러한 주석은 모두의 피드백과 제안을 모아 주최자가 이끄는 구조화된 토론을 이끌 것입니다.
독서 및 댓글 작성 시간 후, 회의 주최자들은 일반적으로 화면을 공유하면서 댓글을 강조 표시할 것입니다. 그들은 모든 피드백을 하나씩 검토하며 회의 중에 모든 문제를 해결하고 해결할 것입니다.
팀이 다른 대륙에 퍼져 있기 때문에 ByteDance의 회의는 종종 녹화됩니다. 이를 통해 다른 시간대의 사람들이 자신의 편의에 따라 따라잡을 수 있습니다. 그들은 녹음을 듣고 자신의 속도와 근무 시간에 맞춰 대본을 읽을 수 있습니다.
결과는 무엇인가요? 모든 회의에 대해 명확하고 실행 가능한 결론과 맥락을 제공하며, 의미 없는 수다는 배제합니다. 같은 페이지 회의 접근 방식을 시도하고 싶다면 따라야 할 체크리스트입니다.
미팅 전 준비:
주최자는 논의될 주제에 대한 문서를 작성해야 합니다.
미팅 전에 모든 참가자와 문서를 온라인으로 공유하세요. 미팅 전 검토를 권장하지만 의무는 아닙니다.
미팅 시작:
문서의 15분간의 침묵 읽기로 미팅을 시작하세요.
참가자들은 문서에 대한 의견이나 질문이 있을 경우 의견을 남길 수 있습니다. 다른 사람의 의견에 대한 추가 설명을 위해 응답할 수도 있습니다.
토론 및 해결:
주최자는 만들어진 의견 순서대로 모든 의견에 대한 토론을 이끌어야 합니다. 필요한 경우, 의견 검토 모드에서 질문을 하나씩 다룹니다.
팀은 토론 중 문제를 해결하고 해결책을 명확히 하는 것을 목표로 합니다.
일치:
의견이 없는 주제에 대해서는 일반적인 합의가 있다고 가정하고 미팅 중 과도한 의사소통을 피하기 위해 넘어갑니다.
행동 단계 및 책임:
다음 단계를 명확히 정의하고 각 팀원에게 책임을 할당하세요.
적절한 위치에서 문서에 태그를 달아 책임 있는 개인을 언급하여 알림을 받고 Lark에서 맥락을 이해하도록 합니다.
미팅 후 추적:
모든 참가자가 해결된 질문과 다음 단계가 포함된 업데이트된 문서에 접근할 수 있도록 합니다.
행동 항목의 진행 상황을 모니터링하고 책임 있는 개인이 그들의 업무를 수행하고 있는지 확인합니다.
2. 비동기식 통신 우선
ByteDance의 팀은 비즈니스의 특성으로 인해 비동기적 커뮤니케이션을 선호합니다. 창의성은 언제든지 발생할 수 있으며, 팀과 비즈니스에 영감을 주기 위해 같은 시간대에 있을 필요는 없습니다. 또한, 팀원들은 세계 각지에서 일하고 생활합니다.
즉각적인 반응 대신, 팀원들은 정보를 처리하고 신중하게 응답할 기회를 가집니다. 회의를 예약하기 전에, 실시간 회의가 필요한지, 또는 토론을 비동기적 커뮤니케이션을 통해 처리할 수 있는지를 고려하는 것이 중요합니다.
ByteDance에서는 전통적으로 회의에서 이루어지던 많은 토론들이 비동기적 커뮤니케이션 채널로 성공적으로 전환되었습니다. 이러한 변화는 각 팀원의 시간을 절약하고 신중하고 집중된 커뮤니케이션 문화를 촉진합니다.
해결책은 무엇일까요? 파워포인트에서 화려한 슬라이드에 의존하는 대신, 정보에 중점을 둔 서면 형식으로 생각과 아이디어를 문서화해보세요. 이 문서를 동료들과 공유하고 집중된 토론을 위해 코멘트 기능을 활용하면, 종종 실시간 회의의 필요성을 없앨 수 있습니다.
단어만으로는 다음 큰 아이디어를 설명하기에 충분하지 않을 때가 있을 수 있습니다. 그럴 때는 생각을 녹화된 비디오 데모를 통해 공유해보세요. 여러분은 아이디어를 공유하면서 화면을 공유할 수 있습니다. 팀은 종종 Lark의 화면 녹화 기능을 사용하여 아이디어를 시각적으로 포착하고 팀원들과 공유합니다. 이를 통해 다른 사람들은 자신의 속도에 맞춰 정보를 흡수하고 준비가 되었을 때 응답할 수 있습니다.
이 커뮤니케이션 방법은 개인의 워크플로우를 존중하고, 회의 피로를 줄이며, 아이디어가 명확하고 효과적으로 전달되도록 합니다. 비동기 커뮤니케이션을 통해 ByteDance는 높은 수준의 효율성과 정밀성을 달성하여 현대 기업 커뮤니케이션의 생생한 예를 보여주고 있습니다.
3. 이메일에서 문서까지: 단어에 깊은 사고를 더하다
이메일이 고장 난 것은 아니지만, 많은 상황에서 잘못 사용되고 있습니다. 우리 모두는 실제로 유용한 내용보다는 "괜찮아 보인다"는 말이 더 많은 이메일 스레드에 추가된 경험이 있거나, 긴 스레드를 스크롤하다가 그 내용이 만료되었다는 것을 알게 된 적이 있습니다.
ByteDance가 발전함에 따라, Lark Docs가 정보 교환뿐만 아니라 협업, 사고, 참여 수단으로 이메일을 대체하였습니다. Lark Docs는 생각을 행동 계획, 제품 디자인 또는 4분기 마케팅 캠페인을 위한 주요 작업 목록으로 변환할 수 있는 더 많은 공간, 서식 옵션 및 기업 기능을 제공합니다. 댓글은 아이디어 교환을 가능하게 하며, 좋아요는 합의와 격려를 나타냅니다. 또한, 문서는 신뢰할 수 있고 최신의 진실의 원천으로 작용합니다.
문서는 ByteDance에서 다양한 목적으로 사용될 잠재력을 가지고 있습니다. 개인 블로그로서 일터에서 생각과 아이디어를 기록하거나, 새로운 팀에 합류할 때 소개로 사용되거나, 동료들을 위한 유용한 자료와 FAQ의 컴파일로 사용될 수 있습니다. 이러한 다양성은 문서가 ByteDance에서 아이스 브레이커, 도움말 데스크 또는 지식의 허브로 다양한 형태를 취할 수 있게 합니다.
4. 자율 주행 온보딩 여정
ByteDance의 모든 새로운 직원을 위한 온보딩 여정은 자기 주도성을 키우도록 설계되었습니다. 새로운 직원들은 Lark를 통해 종합적인 온보딩 문서를 받게 되며, 이는 팀의 문화, 기대사항 및 자원에 대한 로드맵 역할을 합니다. 이 문서는 처음부터 성공적인 시작을 할 수 있도록 설정합니다.
그러나 새로운 직원들에게는 문서만 제공되는 것이 아닙니다. 온보딩 문서를 받는 장점은 회사 정책, 업무 범위, 일반적으로 사용되는 도구 등 모든 필요한 자원을 제공한다는 것입니다.
또한 어떤 질문에도 연락할 수 있는 최신 연락처 목록이 포함되어 있습니다. 문서와 연락처를 찾는 데 시간을 낭비하는 대신, 온보딩 문서는 ByteDance에서 모든 사람의 여정을 안내하는 실시간 지도 역할을 합니다.
게다가, 온보딩 문서는 창의적으로 활용하여 새로운 직원들이 적응하고 집중할 수 있도록 도울 수 있습니다. Lark Docs의 블록의 유연성을 활용하여 팀은 그룹 초대, 팀 구조 다이어그램 등의 기능을 통합할 수 있으며, 이를 통해 새로운 직원들이 새로운 직무를 탐색하는 명확한 경로를 가질 수 있습니다.
5. 폴더에서 원페이지로: 정보를 더 쉽게 접근할 수 있도록 만드세요
ByteDance의 지식 관리 접근 방식은 단순성과 접근성에 중점을 두고 있으며, 시간 절약이라는 추가 목표를 가지고 있습니다. 서로 다른 폴더 사이에서 문서를 이동하는 데 시간을 소비하는 대신, 문서를 모든 것을 조직하는 새로운 방법으로 사용합니다. 폴더로의 링크를 받는 대신, 특정 주제와 관련된 문서, 시트 또는 데이터베이스로 사용자를 안내하는 원페이저가 제공됩니다.
문서 링크를 한 페이지에 통합하는 것도 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 이를 해결하기 위해 ByteDance는 Lark에서 범용 검색을 도입하여 사용자가 문서, 그룹 채팅, 메시지 또는 회의 초대장을 쉽게 찾을 수 있도록 검색 바를 통해 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있습니다. 이 기능은 특히 추가적인 맥락이 긴급하게 필요하고 시간대로 인해 상대방이 이용할 수 없을 때 직원들이 정보를 효율적으로 찾을 수 있도록 도와줍니다.
전통적인 폴더를 모든 중요 자원을 호스팅하는 단일 문서로 대체함으로써 정보가 단 한 번의 클릭으로 바로 이용할 수 있게 되어, 지속적인 학습과 공유의 문화를 촉진합니다.
6. 셀프 서비스가 가능합니다!
강력한 지원 없이는 파워하우스가 작동할 수 없습니다. 그래서 ByteDance는 내부 프로세스를 간소화하고 직원들의 업무 생활을 지원하는 데 상당한 투자를 했습니다. 이러한 노력의 결과로 Lark가 만들어져 내부 운영을 지속적이고 안정적으로 지원하고 있습니다.
모든 직원이 접근할 수 있는 정보, 콘텐츠 및 유용한 자료를 포함한 중앙 집중식 문서 외에도, HR, 행정, IT 등 다양한 문의를 처리할 수 있는 내부 헬프 데스크가 마련되어 있습니다. 각 헬프 데스크에는 직원의 질문에 적합한 답변과 자료를 매칭하는 스마트 봇이 배치되어 있습니다.
ByteDance의 팀들은 정책에 대한 답을 찾기 위해 긴 직원 안내서를 참조할 필요가 없습니다. 상황을 이해하는 스마트 봇 덕분에 직원들이 가진 어떤 질문도 셀프 서비스가 더 효율적이고 접근하기 쉬워졌습니다.
7. OKR은 나침반입니다
목표 및 핵심 결과(OKR)를 일상 업무 흐름에 통합함으로써 목표 관리는 ByteDance 문화의 실용적이고 필수적인 부분이 되었습니다. 이는 단순히 임의의 목표를 추구하는 것이 아니라 개인의 노력을 더 큰 기업 내러티브와 일치시키는 것입니다. 더욱 좋은 점은 ByteDance에서는 OKR이 고립된 것이 아니라 상호 연결된 목표와 작업이라는 점입니다.
OKR을 추가하고 업데이트하는 것 외에도, ByteDance 팀원들은 서로의 OKR을 프로필에서 볼 수 있습니다. 또한 댓글을 달거나, 정렬을 설정하거나, 협업을 위해 관련 인물을 태그할 수 있습니다. 이 기능은 개인의 노력을 위한 나침반을 제공하며 동료들이 더 큰 목표를 달성하기 위해 어떻게 협력하는지를 보여줍니다.
결론
ByteDance의 관행의 본질은 창의성, 협력 및 효율성을 촉진하는 환경을 조성하는 것입니다. 이는 모든 구성원이 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있는 필요한 정보를 갖춘 직장을 구축하고자 합니다, 이는 집단을 놀라운 성공으로 이끕니다.
전 세계의 기업들이 더 유연하고 혁신적이며 효율적인 작업 공간을 받아들이면서, ByteDance의 관행은 권한을 부여받고 자주적인 팀의 문화를 장려하고자 하는 기업들에게 새로운 관점을 제공합니다.
Lark, ByteDance가 개발한 도구는 ByteDance의 최고의 관행이 회사의 작업 방식에 의해 형성됩니다. 자신의 회사를 위한 팁, 요령 및 정신을 탐구하려면 Lark 팀에게 무료 데모를 문의하세요.
