국경을 넘는 협업에서는 동기식 소통 시간이 드물고 소중합니다. 국제 국가 간에는 하루에 겹치는 시간이 몇 시간밖에 없습니다. 만약 '근무 시간'(예를 들어 오전 9시부터 오후 7시까지)만 계산한다면, 실제로는 하루에 1시간밖에 되지 않습니다. 예를 들어, 중국의 오전 9시부터 10시는 미국 서부 시간으로 오후 6시부터 7시입니다. 물론, 국경을 넘는 업무를 위해 보통 더 늦게까지 일하거나 더 일찍 일어나기도 합니다. 하지만 이렇게 좁은 시간대에 회의를 해야 한다는 것은 정말 힘든 일입니다.

이는 그 소중한 시간대를 아껴야 하며, 회의를 매우 효율적으로 만들어야 한다는 뜻입니다. 다음은 몇 가지 팁입니다:

• 모든 회의는 기본적으로 30분 이내로 설정해야 합니다. (힌트: Lark의 화상 회의 카운트다운 기능을 사용하여 정해진 시간 내에 진행하세요!)

• 각 회의에는 반드시 (그리고 단 하나의) 주최자와 명확한 주제/목표가 있어야 합니다. 주최자는 모든 사람이 회의 주제에 집중하도록 하고, 주제가 벗어날 경우 과감하게 지적해야 합니다. 발표자가 회의 중 문서를 마법처럼 공유하면 모두가 동시에 하나의 문서를 볼 수 있어 모두가 같은 이해를 하는 데 큰 도움이 됩니다.

  

  
  
  
  
  

• 주최자는 회의 문서/자료를 사전에 준비하고, 항상 참가자들에게 최소 1시간 전에 자료를 보내야 합니다. Lark에서 회의를 생성할 때, 캘린더 초대 내에서 바로 그룹 채팅을 만들어 관련 자료를 한 곳에서 모두에게 보낼 수 있습니다. 10분간의 사전 자료 읽기는 30분의 비생산적 토론을 줄일 수 있습니다. 문서 없이는 회의도 없습니다.

• 회의 준비에 신경 쓰세요. 회의 준비에 드는 시간은 회의 지속 시간 * 참가자 수 / 8 정도가 적당합니다. 예를 들어, 4명이 참여하는 1시간 회의의 주최자라면 최소 30분은 준비에 투자해야 합니다. 8명이 참여하는 2시간 회의를 조직한다면 약 2시간 정도 준비하는 것이 좋습니다. 이는 회의 전에 Lark Docs에서 모두의 의견을 수집하고, 공통 주제와 이견을 파악하며, 회의 중에는 이견에 바로 집중하는 것을 의미할 수 있습니다.

• 다른 시간대에 있어 참석이 어려운 동료가 있을 수 있음을 유념하세요. 항상 회의를 녹화하세요(민감한 상황이 아닌 경우). 동료들이 Lark Minutes 녹화와 기록을 볼 수 있도록 하며, 회의 후에는 결론과 다음 단계 요약을 회의 그룹 채팅에 공유하세요. 동료가 Minutes를 시청하는 것을 권장하는지, 권장한다면 어느 부분을 봐야 하는지 명확히 표시하세요.

• 보너스: Lark에서 회의를 생성할 때, 팀원들의 시간대를 수동으로 계산하거나 맞추는 것에 대해 걱정하지 마세요. 모두의 시간대와 캘린더를 나란히 보면서 모두에게 적합한 시간을 쉽게 찾을 수 있습니다!