충격적인 69%의 직원들이 명확한 안건 부재를 가장 큰 회의 불만으로 꼽습니다. 하지만 효과적인 회의 안건을 작성하는 것은 생각보다 쉽습니다.

다음 일곱 단계를 따라 행동을 이끄는 회의 안건을 작성하세요:

1. 회의 목적 정의하기

이것은 상식처럼 들리지만, 명확한 목적 없이 진행되는 회의가 얼마나 많은지 놀랄 것입니다.

먼저, 왜 회의를 하는지 알아야 합니다. 또한, “이것이 정말 회의여야 할까? 이 주제를 이메일이나 간단한 채팅으로 처리할 수는 없을까?”라고 스스로에게 물어보세요.

회의가 필요하다고 확신하면, 그 초점과 목표를 좁히세요. 새로운 프로젝트를 논의하기 위한 것인지, 직원의 업무 성과를 다루기 위한 것인지, 아니면 다른 목적이 있는지 파악하세요. 회의 목적을 아는 것은 그에 맞는 안건을 구성하는 데 도움이 됩니다.

“5가지 이유” 기법과 같은 방법을 사용해 해결해야 할 문제의 근본 원인을 찾아보세요. 예를 들어, 마케팅 캠페인 출시가 지연된 것에 관한 회의라면, 5가지 이유는 다음과 같을 수 있습니다:

• 마케팅 캠페인 출시는 왜 지연되고 있나요? 답변: 자산이 준비되지 않았기 때문입니다.

• 자산이 준비되지 않은 이유는 무엇인가요? 답변: 제품 팀으로부터 최종 원고를 기다리고 있습니다.

• 원고가 지연된 이유는 무엇인가요? 답변: 제품 사양이 마지막 순간에 변경되었습니다.

• 제품 사양이 변경된 이유는 무엇인가요? 답변: 고객 피드백으로 인해 기능 조정이 있었습니다.

• 왜 이 기능 변경을 미리 예상하지 못했나요? 답변: 제품 팀과 마케팅 팀 간에 소통의 단절이 있었습니다.

“왜?”라는 질문을 다섯 번 함으로써 해결해야 할 핵심 문제에 도달할 수 있습니다. 이 경우, 회의의 목적은 부서 간 소통을 개선하는 방법을 논의하는 것일 수 있습니다.

2. 참석자를 결정하세요

항상 회사 전체나 부서 전체가 참석해야 하는 것은 아닙니다. 불필요하게 많은 인원이 참석하면 결정이 지연되고 시간이 낭비됩니다. 그 시간은 다른 업무에 사용할 수 있습니다.

필수적이고 관련 있는 직원만 초대함으로써 회의의 효율성을 크게 높일 수 있습니다.

작고 목표가 명확한 그룹이 주제에 대해 더 효과적으로 논의하고 산만해지지 않고 더 빠르게 진전을 이룰 수 있습니다. Lark 캘린더를 사용하면 팀원들의 일정 확인이 쉬워 적절한 참석자를 빠르게 파악하고 일정 충돌을 피할 수 있습니다. 참석자를 한 명씩 추가하는 대신 맞춤 그룹을 초대할 수도 있습니다.

회의에 직접 참여하지 않은 사람들로부터도 인사이트를 수집하는 것을 잊지 마세요. 회의 목적을 간략히 설명하고 고려해야 할 관련 의견이나 질문을 요청하는 이메일을 주변 사람들에게 보내세요. 이렇게 하면 회의의 초점을 잃지 않으면서 그들의 관점을 들을 수 있습니다.

3. 주제 목록 작성

세션에서 다룰 내용은 무엇인가요? 회의 목적과 관련된 주요 토론 항목 목록을 만드세요. 이는 토론의 가이드 역할을 하며 참석자들이 논의에 집중하도록 도와줍니다.

회의에 포함될 정확한 주제가 확실하지 않다면, 브레인스토밍 세션부터 시작하세요. 논의가 필요한 잠재적 문제들을 나열한 후, 중요도와 회의 목적과의 관련성에 따라 우선순위를 정하세요. 너무 광범위한 주제나 너무 많은 내용을 다루려는 것은 피해야 합니다.

다음 두 가지 인기 있는 방법을 사용하여 토론 주제의 우선순위를 정하세요:

• MoSCoW 방법: 주제를 “반드시 포함해야 할 것(Must Have)”, “포함해야 할 것(Should Have)”, “포함할 수 있는 것(Could Have)”, “포함하지 않을 것(Won't Have)”으로 분류합니다. MoSCoW 방법은 회의에서 가장 중요한 항목에 집중하면서 나중에 논의할 수 있는 다른 측면도 인정하는 데 도움이 됩니다.

• 아이젠하워 매트릭스: 주제를 긴급성과 중요성에 따라 시각화합니다. 이를 통해 즉각적인 조치가 필요한 작업과 일정 조정, 위임 또는 삭제가 가능한 작업을 식별할 수 있습니다.

또 다른 좋은 방법은 큰 주제를 더 작은 주제로 나누는 것입니다. 예를 들어, 팀 커뮤니케이션 문제를 다루는 회의라면 하위 주제로는 응답 지연, 도구 과부하, 마감일 미준수 등이 있을 수 있습니다.

이렇게 하면 각 문제를 더 깊이 있고 명확하게 다룰 수 있습니다.

4. 시간 배분 추정

과도하게 길고 비생산적인 회의를 피하기 위해, 논의할 각 주제에 대해 구체적인 시간 프레임을 할당하세요. 각 안건에 대해 현실적인 시간을 배정하는 것도 중요합니다. 주제의 복잡성, 참여자 수와 역할, 그리고 전체 회의 예정 시간을 고려해 보세요.

구체적인 시간 배분은 중요한 주제를 서두르지 않고 다루거나 미해결 상태로 남기지 않도록 도와줍니다. 또한, 논의가 본 주제에서 벗어나거나 관련 없는 세부사항에 빠지는 것을 방지합니다.

더 나은 시간 배분을 위한 몇 가지 전략은 다음과 같습니다:

• 라이트닝 라운드: 일일 상태 업데이트나 간단한 의견 제시에 대해 1인당 2분과 같은 엄격한 시간 제한을 설정하세요.

• 주차장: 의제를 벗어날 수 있는 주제는 회의 마지막에 '주차장' 섹션을 지정하여 시간이 허락할 경우 간단히 다루도록 하세요.

• 시간 점검 공지: 회의 진행자가 주기적으로 '10분 시간 점검' 공지를 하여 인식을 높이고 필요에 따라 조정할 수 있도록 하세요.

하지만 일부 논의는 예상보다 더 많거나 적은 시간이 필요할 수 있음을 명심하세요. 일정에 유연성을 두고 지연에 대비해 여유 시간을 남겨 두세요.

5. 지원 자료 포함

조금의 준비가 큰 차이를 만듭니다. 회의 전에 필요한 모든 것을 준비하세요. 참석자들이 회의 전이나 중에 검토해야 할 프로젝트 제안서, 경쟁사 분석 보고서, 마케팅 캠페인 자료 등 관련 정보를 포함하세요.

연구 논문과 같이 더 복잡한 작업을 진행 중이라면, 과정을 간소화하는 데 도움이 되는 의학 에세이 작성 서비스를 고려해 볼 수 있습니다.

체크리스트를 작성하는 것은 중요한 사항이 누락되지 않도록 하는 훌륭한 방법입니다. 회의 참가자들이 준비하고 토론에 적극적으로 참여할 수 있도록 이 자료들을 미리 공유하는 것을 잊지 마세요.

서로 다른 위치와 시간대에 흩어져 있는 팀의 경우, 이러한 사전 준비는 모두가 같은 이해를 공유하는 데 필수적입니다. Advance Intelligence Group (AIG)는 전 세계 인력을 대상으로 Lark의 공유 문서와 실시간 협업 편집 기능을 사용하여 회의 효율성과 협업이 크게 향상되었습니다.

더 생산적인 회의를 위한 프로 팁: 참석자들이 우선적으로 검토해야 할 가장 중요한 섹션을 표시하여 팀이 준비를 우선순위에 따라 할 수 있도록 도와주세요.

6. 역할과 작업 할당

토론 이상의 목적을 가진 회의를 위해 전략적으로 역할과 책임을 할당하세요. 토론 리더, 기록자, 시간 관리자 또는 각 주제를 발표할 특정 발표자를 지정하세요.

정기적으로 열리는 회의가 있다면 참석자들 사이에서 역할을 순환하는 것을 고려해 보세요. 이는 팀원들이 역량을 개발하고 공동 책임감을 키우는 좋은 방법입니다.

이 단계의 또 다른 핵심 요소는 회의 후에 완료해야 할 작업을 미리 정하는 것입니다. 이렇게 하면 회의 중에 내린 결정이 진행 상황을 추적할 수 있는 작업으로 전환됩니다.

Lark와 같은 도구는 이 과정을 간단하게 만듭니다. Lark Docs에서 직접 회의 메모를 작성하고 “@” 기능을 사용하여 특정 팀원에게 업무를 할당하세요. 그런 다음 Lark의 Tasks 기능을 사용하여 작업 항목을 추적하고, 마감일을 설정하며, 중앙 집중식 위치에서 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

7. 교정 및 공유

안건을 최종 확정한 후에는 여러 버전을 보내는 일을 피하기 위해 교정하는 시간을 가지세요. 다음 사항을 확인하세요:

• 명확성: 문장이 이해하기 쉬운가요?

• 정확성: 모든 세부사항(날짜, 시간, 참가자 이름)이 올바른가요?

• 시간 배분: 할당한 시간대가 현실적이고 적절한가요?

• 논리적 흐름: 주제들이 원활하게 전환되고 서로를 잘 이어주나요?

안건이 다듬어지면 회의 참석자 모두에게 미리 공유하세요.

Lark를 사용하면 간단한 링크로 문서와 폴더를 빠르게 공유할 수 있습니다. 참석자가 많을 경우, 회의 목적에 따라 보기 전용 또는 편집 권한을 부여할 수 있습니다.

이상적으로는 회의 24~48시간 전에 공유하여 모두가 주제를 검토하고 질문이나 의견을 준비할 시간을 갖도록 하세요.