우리 팀은 최근 샌호세에 새로 문을 연 15에이커 규모의 캠퍼스를 환영했습니다. 이 캠퍼스는 베이에 위치한 모회사의 여러 비즈니스 유닛을 수용하고 있습니다. 운영 준비를 해야 할 때, 글로벌 리얼 엔터프라이즈 팀은 20개 이상의 팀(관리, 업무 공간 계획, 건설, 부동산 등)이 일정에 맞춰 움직이고 3개월 내에 300개 이상의 작업을 완료할 수 있도록 강력하고 통합된 도구가 필요하다는 것을 알았습니다.
이 운영 준비 프로젝트에 Asana가 제안되었지만, 팀은 곧 매일 사용하는 작업 공간 내에서 가장 좋은 프로젝트 관리 도구가 바로 가까이에 있다는 것을 깨달았습니다. Lark의 Base는 우리 글로벌 엔터프라이즈 서비스가 각 단계별 작업을 체계적으로 정리하고, 중요한 이정표를 자동으로 관리하며, 자동화를 통해 최신 상태를 유지하는 데 도움을 주었습니다.
도전 과제: 많은 팀, 방대한 업무, 수많은 마감일
운영 준비는 모든 것을 위한 주기적인 루틴을 개발하는 작업입니다. 팀은 캠퍼스의 모든 기계, 사람, 물류가 원활하게 함께 작동할 수 있도록 맞춤형 작업 흐름과 방식을 고안해야 하며, 이를 통해 모든 사람이 새 사무실에 들어설 때 환영받고 지원받는 느낌을 받을 수 있어야 합니다.
이렇게 많은 팀의 노력을 조율하고 방대한 작업량을 관리하는 것은 특히 달력으로 추적하기 어려운 다양한 마감일이 있을 때 벅찬 일일 수 있습니다. 이전 테넌트로부터 건물을 인수하고, 건설과 구매를 계획하며, 전반적인 품질 보증을 수행하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 적절한 도구가 없으면 작업이 누락되거나 팀원이 과중한 부담을 느끼기 쉽습니다.
우리 지역 부동산 관리자 크리스는 “이전 직장에서 프로젝트 관리를 위해 Asana를 사용했던 기억이 있다”면서 “하지만 이번 프로젝트에서는 모든 것을 추적하는 데 도움이 되는 매우 강력한 프로젝트 관리 도구가 필요하다”고 말했습니다. Asana는 작업 업데이트의 시기적절성 및 모든 것을 하나로 통합해야 하는 팀의 요구를 충족하지 못해 협업이 어느 한 고리가 빠지면 무너질 수 있었습니다. 그러던 중 팀은 Lark의 프로젝트 관리 기능을 발견했고 Base에서 해답을 찾았습니다.
해결책: 모든 팀을 위한 하나의 맞춤형 프로젝트 기준
“저는 Lark의 동료에게 약간의 지도를 받으며 Base에서 문자 그대로 한 시간 만에 이 테이블을 만들었습니다. 전체 테이블, 대시보드, 보고서 및 자동화된 흐름을 포함합니다. 새 캠퍼스 개설과 함께 모든 엔터프라이즈 서비스 작업에 맞게 정말로 맞춤화할 수 있습니다.”
1. 불가능한 임무를 구체적인 이정표와 작업으로 나누기
운영 준비 프로젝트 전체를 살펴보면, 언급된 모든 도전 과제로 인해 불가능한 임무처럼 보였습니다. 그러나 이를 달성해야 할 마일스톤으로 나누고, 마일스톤을 실현하기 위해 완료해야 할 작업을 나열한 후, 이 대규모 임무가 각 팀에게 더 소화하기 쉬워지기 시작했습니다.
글로벌 엔터프라이즈 서비스 팀에게 마일스톤은 준비 프로젝트에 참여한 모든 구성원 간의 식별자였습니다. 각 작업은 마일스톤에서 파생되어 특정 개인에게 할당되었으며, Base의 양방향 링크를 사용해 마일스톤과 연결되었습니다. 이렇게 하면 팀은 각 작업의 진행 상황을 추적하고 마일스톤의 전체 진행 상황을 총체적으로 파악할 수 있었습니다.
이 거대한 프로젝트를 마일스톤과 작업으로 나누어, 글로벌 엔터프라이즈 서비스 산하 팀들은 한 마일스톤을 시작부터 끝까지 완료하는 데 얼마나 걸리는지 드디어 알 수 있었습니다. 크리스는 간트 차트 뷰를 활용해 일정을 자동으로 생성한 다음, 간트 내에서 가장 이른 작업의 시작일과 이 마일스톤 아래 마지막 작업의 완료일을 계산하는 간단한 수식을 사용해 진행률과 지속 시간을 산출했습니다.
“우리는 예를 들어 사무실 설계와 같은 한 마일스톤을 완료하는 데 얼마나 걸릴지 알고 싶었습니다. 그리고 이것은 팀 뷰에서 데이터를 끌어오기만 하면 어떤 작업이든 간트 뷰에 자동으로 반영되어 쉽게 보여줄 수 있게 해주었습니다. 정말 마법 같았습니다.”
2. 추적을 위한 통합 프로젝트 정보, 팀 운영을 위한 맞춤형 뷰
마일스톤, 작업, 그리고 책임 팀이 설정되고 준비되자, 크리스와 팀은 Base를 운영 준비 프로젝트 허브로 확장했습니다. 팀 리더들이 완료 상황, 다가오는 작업, 그리고 각 팀의 진행 상황을 명확히 파악할 수 있도록 Base 내에 경영진 요약이 작성되었습니다. 이는 팀 리더들이 앞으로 다가올 일을 알고 자원을 의미 있게 배분할 수 있게 도왔으며, 차트를 클릭하는 것만으로도 수치 뒤에 숨겨진 세부 사항을 알 수 있게 했습니다.
각 팀은 맞춤형 뷰를 사용하여 자신과 관련 없는 작업과 정보에 압도당하지 않고 쉽게 작업에 집중할 수 있었습니다. 크리스는 “팀별로 필터링된 기록을 통해 맞춤형 뷰에서 자신들이 수행해야 할 모든 작업과 실행 항목을 쉽게 추적할 수 있습니다. 우리는 산호세 프로젝트를 납기 내에 완료해야 하는 매우 촉박한 시간 제약이 있었고, 직원들이 12월 12일에 우주로 가기 때문에 엄격한 마감이었습니다. 많은 실행 항목과 여러 움직이는 부분이 있었고, 서로 다른 팀 뷰가 각 팀이 항목별, 작업별로 진행 상황을 추적하는 데 도움이 되었습니다.”라고 말했습니다.
전용 뷰를 통해 각 팀은 설명, 관련 마일스톤, 책임 팀원과 함께 작업 목록을 받을 수 있었으며, 조건이 충족되면 자동으로 생성되는 지연 경고도 표시되었습니다. 이러한 팀별 뷰는 각 책임 팀과 개인이 누가 무엇을 할지 쉽게 볼 수 있을 뿐만 아니라 한 화면에서 지연된 작업을 식별하여 가능한 한 빨리 따라잡을 수 있도록 했습니다.
3. 작업에 능동적으로 대처할 수 있도록 원클릭 알림
팀이 마감일과 들어오는 작업을 숙지하도록 하는 것은 적시에 납품을 확보하기 위한 최후의 방어선입니다. Lark를 사용하면 책임 있는 개인이 이러한 일정에 맞춰 시간을 지키도록 돕는 것이 완전히 자동화되어 한 번의 클릭으로 활성화할 수 있습니다.
크리스는 “Lark가 자연스럽게 우리의 채팅과 연결되어 있고 알림을 설정할 수 있다는 점이 업무를 한 단계 끌어올린다. 작업 항목이 다가오거나 기한이 지났을 때 팀원들에게 알림을 보낼 수 있다”며 “특히 수동으로 알림을 보내거나 통합 작업에 몇 시간을 들이지 않아도 된다는 점이 놀라웠다”고 말합니다.
결과
Lark의 글로벌 엔터프라이즈 서비스 팀은 658,000평방피트 규모의 산호세 캠퍼스 1단계 준비를 성공적으로 제때 마쳤으며, 같은 Base를 사용해 2단계와 3단계도 완료할 준비가 되어 있습니다. Chris는 “다음 프로젝트에서도 확실히 Asana보다 Base를 선택할 것”이라며 “사용자 친화성 수준과 Base가 우리 작업의 나머지 부분과 연결되는 방식은 타의 추종을 불허합니다. 정말 유용했고 활성화도 매우 쉬웠으며, 앞으로 우리 부동산 포트폴리오의 프로젝트에도 팀들이 Base를 활용하는 것을 적극 추천합니다.”라고 말했습니다.
