비생산적인 회의는 비즈니스에서 문제입니다. 제프 베조스도 그의 두 피자 팀과 아마존 6페이지 문서를 통해 이 문제를 해결하려는 독특한 방법을 시도했습니다.
“참석자들의 상상력과 호기심을 자극하지 못하는 모든 회의는 제가 말하는 PLO, 즉 영구적으로 잃어버린 기회입니다.” 이는 전설적인 경영 구루이자 작가인 톰 피터스의 말입니다.
PLO를 피하는 가장 좋은 방법은 팀 회의를 미리 잘 계획하는 것입니다. 무엇을 달성하고자 하는지, 그리고 어떻게 달성할 것인지에 대한 명확한 아이디어를 가지고 회의에 임해야 합니다. 이렇게 하면 생산성을 향상시킬 뿐만 아니라 팀 전체의 사기도 높일 수 있습니다.
그리고 그것은 의제에서 시작됩니다. 하지만 단순한 어떤 의제가 아니라 잘 만들어지고 효과적인 팀 회의 의제여야 합니다.
의제에 더 많은 세부사항을 넣을수록 좋다고 생각할 수 있지만, 그것은 단지 의제 쇼일 뿐입니다. 이 글에서는 비싼 구독 요금제를 지불하지 않고도 더 효과적인 회의를 계획하고 진행하는 방법을 보여드립니다.
팀 회의 안건을 갖는 것의 중요성은 무엇인가요?
코로나19 봉쇄 전후의 회의 생산성에 관한 통계는 매우 흥미롭습니다. 주당 회의 수가 증가했으며 참석 인원도 늘어났습니다. 하지만 회의 시간은 짧아졌고, 회의에 소요하는 시간도 줄어들었습니다. 게다가 37%의 회의는 회의 안건을 적극적으로 활용하지 않고 진행되고 있습니다.
많은 사람들이 간과하는 점은, 회의 안건이 회의의 무엇, 왜, 그리고 누가에 대한 명확한 요금제를 제공한다는 것입니다. 팀은 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다:
준비 시간: 회의 시간 전에 배포하면, 의제가 팀이 회의를 준비할 시간을 제공합니다. 특히 각 참가자가 회의에 특정한 것을 가져와야 할 경우에 유용합니다.
구조: 명확한 목표나 목적 없이 진행되는 가장 최악이고 비생산적인 회의는 효과적인 의제가 그런 상황을 방지합니다.
신뢰: 명확하고 잘 계획된 의제는 팀에게 그들의 시간과 기여를 소중히 여긴다는 것을 알려줍니다.
효율성: 의제 없이 회의를 진행하는 것은 계획 없이 집을 짓는 것과 같아 매우 비효율적이고 비용이 많이 듭니다.
책임감: 개별 팀원에게 작업 항목과 책임을 할당하면 그 작업에 대해 개인적으로 책임을 지게 됩니다.
긍정적인 결과: 명확한 목표와 참석자들이 토론할지 결정할지 알고 있는 경우 성공적인 회의가 이루어집니다.
팀 회의 안건에 무엇을 포함해야 합니까?
팀 회의 안건을 작성할 때는 항상 기본 사항부터 시작해야 합니다:
회의의 날짜, 시간 및 장소
회의 링크(온라인 회의인 경우)
회의 목적
주제 또는 안건 목록(각 항목별 예상 소요 시간 포함)
참석자 및 각자가 담당하는 안건
마지막 두 항목이 안건의 세부 사항으로 이어지며, 안건에는 항상 다음 내용이 포함되어야 합니다:
실행 항목: 특정 팀원이 회의 중 또는 회의 후에 수행하도록 지정된 항목(보통 마감일 포함)입니다.
토론 항목: 팀이 논의하고 결정해야 하는 항목입니다. 추가 조사나 작업이 필요할 수 있으며, 실행 항목이 될 수도 있습니다.
정보 항목: 보통 팀에 관심 있는 업데이트 사항입니다. 일반적으로 항목과 작업을 포함합니다.
이 모든 필수 사항을 안건에 포함하면 회의 참가자들이 회의 중에 혼란스럽거나 당황하지 않도록 할 수 있습니다.
그 결과, 시간을 초과하지 않고 다음에 무엇을 해야 할지 몰라 머리를 싸매는 일이 없는 원활한 회의를 진행할 수 있습니다.
다음 회의에서 사용할 수 있는 3가지 팀 회의 안건 예시
회의에는 여러 가지 유형이 있습니다. 예를 들어, 성과 평가 회의, 직원 회의, 전체 회의, 리더십 팀 회의, 이사회 회의 또는 레벨 10 회의가 있을 수 있습니다.
회의 안건 템플릿으로 사용할 수 있는 세 가지 회의 안건 예시를 선정했습니다. 함께 살펴보겠습니다.
1. 일반 팀 회의 안건
일반 팀 회의는 어떤 목적이든 가질 수 있습니다. 아래 안건 예시는 프로젝트 매니저가 주재하는 전형적인 프로젝트 팀 회의를 대표합니다. 하지만 이 형식은 모든 종류의 팀 회의에 적용할 수 있습니다.
일시: [회의 날짜] [회의 시작 시간]
소요 시간: [회의 소요 시간]
참석자: [모든 참석자 이름]
안건
일반 업데이트 (프로젝트 매니저: [이름], [시간])
여기에는 전체 프로젝트 진행 상황, 주요 지표 및 기타 관련 상태 업데이트를 나열합니다.
액션 아이템 검토 (프로젝트 매니저: [이름], [시간])
이전 회의에서 제시된 액션 아이템에 대해 팀원들의 진행 상황을 확인합니다(있는 경우).
항목 #1 (담당자: [이름], [시간])
관련 팀원이 문제를 개요하고 지금까지 진행된 요금제와 진척 상황을 설명합니다. 또한 장애물(또는 잠재적 장애물)에 대해 보고하고 의견이나 질문을 받을 수 있습니다.
추가 안건에 대해서도 같은 절차를 반복합니다.
마무리 (프로젝트 매니저: [이름], [시간대])
회의 중 팀이 내린 모든 결정을 요약합니다.
실행 항목을 식별하고 담당자와 마감일을 지정합니다.
일반적인 의견과 질문을 받습니다.
2. 일일 스크럼 회의 안건
일일 스크럼 회의의 목표는 짧게 진행하는 것으로, 보통 15분을 넘지 않습니다.
팀에게 세 가지 표준 질문이 주어지며, 각 질문에 대해 약 5분씩 할당됩니다. 목적은 팀원들이 집중해서 동기화하고, 진행 상황을 보고하며, 장애물을 처리하는 데 있습니다.
날짜 및 시간: [날짜] [시간]
소요 시간: 15분
참석자: [팀원 이름]
안건
어제 (스크럼 마스터: [이름], 5분)
어제 무엇을 달성했습니까? 스크럼 팀의 당일 목표를 간단히 요약하고, 팀원들이 전날 달성한 성과를 보고하도록 합니다.
오늘 (스크럼 마스터: [이름], 5분)
오늘 완료할 계획은 무엇입니까? 각 팀원에게 오늘 작업일에 대한 간략한 개요를 받아보세요.
장애물 (스크럼 마스터: [이름], 5분)
예정된 장애물이 있습니까? 문제 해결과 장애물 제거를 위한 실행 항목 개발에 중점을 두고 팀 토론을 진행하세요.
프로 팁: 일부 스크럼 마스터는 작업 조정(모두가 같은 이해를 공유하도록)과 지속적인 개선(프로세스 조정 및 최적화를 위한 브레인스토밍)을 위한 세그먼트를 추가합니다.
3. 프로젝트 시작 회의 안건
프로젝트 시작 회의의 주요 목적은 일반적으로 프로젝트 헌장인 프로젝트 기초 문서를 준비하는 데 필요한 정보를 수집하는 것입니다.
날짜 및 시간: [날짜] [시간]
소요 시간: [회의 소요 시간]
참석자: [프로젝트 팀원 및 이해관계자 이름]
안건
소개 및 목표 (프로젝트 매니저: [이름], [소요 시간])
프로젝트 매니저가 프로젝트 팀을 이해관계자에게 소개하고 프로젝트 개요를 제공합니다.
역할 및 책임 (프로젝트 매니저: [이름], [소요 시간])
프로젝트 매니저는 할당된 역할을 메모하고 각 사람의 책임을 개요로 작성합니다.
프로젝트 일정 (프로젝트 매니저: [이름], [기간])
팀은 제안된 프로젝트 일정이 어떻게 달성될지 논의합니다.
자원 및 도구 (발표자: [이름], [기간])
사용 가능한 자원과 도구가 나열되며, 다른 요청도 수용됩니다.
위험 관리 (발표자: [이름], [기간])
팀은 프로젝트 위험과 가능한 비상 대책을 논의합니다.
질의응답 및 다음 단계
이 단계는 동의를 확보하는 데 도움이 됩니다.
실행 항목 (프로젝트 매니저: [이름], [기간])
팀은 회의에서 실행 항목을 식별하고 마감일을 지정합니다.
효과적인 팀 회의 안건을 작성하기 위한 9가지 모범 사례
팀 회의 안건을 작성하기 전에 먼저 물어야 할 질문은 매우 간단합니다: 이것을 이메일로 처리할 수 있을까요?
만약 답이 예(또는 아마도)라면, 그 자리에서 멈추고 이메일을 작성하여 보내세요. 회의는 다른 날로 미루십시오.
하지만 답이 확실한 아니오라면, 효과적인 팀 회의 안건을 작성하기 위한 다음 아홉 가지 모범 사례를 살펴볼 시간입니다.
1. 회의 목적을 명확히 하세요
어떤 유형의 회의인가요? 목적은 무엇인가요? 왜 팀 회의여야 하나요? 브레인스토밍 세션인가요? 팀과 중요한 정보를 공유하고 피드백을 받아야 하나요? 특정 문제에 대한 해결책을 찾고 있나요?
이 질문들에 답하면 회의 목적을 파악하고 공유, 논의 또는 결정해야 할 주제나 항목 목록을 작성하는 데 훨씬 수월해집니다.
2. 논의할 사항을 나열하고 적절히 우선순위를 정하세요
논의할 주제 목록을 작성한 후, 그 중 가장 중요한 항목이 무엇인지 결정하세요. 팀이 수행하는 업무에 대한 귀하의 전문 지식이 도움이 될 수 있으며, 우선순위 전략을 사용할 수도 있습니다.
여기서 목표는 회의 중에 팀이 목록의 중요한 항목 각각에 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 시간이 부족할 경우에도 필수 작업은 완료되어야 하며, 나머지는 다음 회의로 이월할 수 있습니다.
3. 반드시 참석해야 하는 팀원으로 참석자를 제한하세요
효과적인 회의는 적합한 사람들이 참여하는 것입니다. 그리고 소규모 회의는 더 빠른 결정과 더 높은 직원 참여를 이끕니다. 팀 회의에서 최대의 가치를 얻기 위해 다음 요소들을 고려하세요.
하지만 또 다른 고려사항이 있습니다: “7의 법칙”입니다. 하버드 대학교의 조지 A. 밀러 교수의 뇌 한계에 관한 연구에 따르면, 우리는 단기 기억에 한 번에 최대 일곱 가지를 유지할 수 있습니다. 따라서 문제 해결 회의를 효과적으로 진행하고 싶다면 참석자 수나 문제 수를 일곱 개 이하로 제한하는 것을 고려하세요.
4. 사전에 안건 공유하기
팀과 초안 안건을 공유하는 한 가지 방법은 회의 초대장에 포함시키는 것입니다. 이렇게 하면 모두가 쉽게 접근할 수 있습니다.
회의 전에 업무와 책임을 위임하는 것도 회의 성공에 도움이 됩니다. 그리고 안건을 미리 공유하면 팀이 맡은 부분을 준비할 시간을 가질 수 있습니다.
이때 시기가 중요하며, 일반적인 기준은 참석자에게 준비할 시간을 3일 정도 주는 것입니다.
만약 Lark를 사용 중이라면, Lark Docs를 활용해 안건을 관리하고 공유할 수 있습니다.
이 기능은 회의 시작 전에 팀이 안건에 대해 질문하고 실시간으로 협업할 수 있도록 해줍니다.
5. 적극적으로 의견 구하기
회의 안건을 공유하고 팀의 의견을 요청하면 팀원들이 아이디어를 제안하고, 회의에 가치를 더할 수 있는 다른 문제를 파악하며, 우려 사항을 표현하도록 동기를 부여할 수 있습니다. 하지만 그들이 얼마나 기여하는지는 팀 문화와 참여하는 개인에 따라 다릅니다.
물론, 이는 위험을 수반합니다. 팀원이 변경 사항을 제안했는데 이를 사용하지 않기로 결정하면, 그들은 앞으로 제안을 하는 것을 꺼릴 수 있습니다. 그런 경우에는 그 아이디어를 사용하지 않은 이유를 명확히 전달하는 것이 중요합니다.
6. 필요한 모든 항목을 다루면서도 회의 지속 시간을 가능한 한 짧게 유지하세요
회의의 지속 시간을 결정하는 것은 까다로울 수 있습니다. 결국 이 주제에 대해 다양한 견해가 존재하기 때문입니다.
도나 맥조지는 25분 회의에 관한 책으로 작가이자 연설가로서의 경력을 시작했습니다. 프란체스코 치릴로의 포모도로 기법이 그녀의 영감이었습니다.
하지만 25분은 팀 회의에서 다뤄야 할 모든 내용을 포함하기에 충분하지 않을 수 있습니다. 따라서 이를 단지 지침으로만 생각하세요. 최종 지속 시간은 작업량에 따라 결정하세요.
7. 각 항목에 필요한 시간을 추정하세요
작업 목록을 살펴보고 각 항목에 할당할 시간을 산정하세요. 만약 필요한 총 시간이 예약된 회의 지속 시간보다 많다면, 우선순위가 낮은 항목을 제외하세요. 이들은 나중 회의에서 다루거나 이메일을 통해 처리할 수 있습니다.
마지막으로, 안건의 작업 순서를 중요 항목이 모두가 집중력이 있을 때인 초반에 다뤄지도록 정하세요. 또한 작업 묶음을 활용해 유사한 작업들을 그룹으로 조직할 수 있습니다.
8. 역할과 책임을 할당하세요
업무를 위임하는 것은 까다로울 수 있습니다. 각 주제를 처리하기에 가장 적합한 사람이 누구인지 파악하고, 그들이 해야 할 일을 명확히 전달해야 합니다. 그러나 좋은 소식은 책임을 할당하면 “당신의” 회의가 “우리의” 회의로 바뀐다는 점입니다.
소프트웨어인 Lark Suite를 사용하여 의제 작성, 가상 회의 참가자 호스팅, 회의 녹화를 하는 것도 도움이 됩니다.
9. 결정 사항 문서화하기
Lark Minutes와 같은 AI 기반 소프트웨어 도구를 사용하여 녹음에서 회의 메모를 생성할 수 있습니다. 공유하기 전에 실행 항목과 주요 결정을 강조 표시하기만 하면 됩니다.
ByteDance가 Lark를 사용하여 같은 페이지에서 회의를 진행하는 방식은 좋은 예입니다:
회의 주최자가 토론할 내용을 담은 문서를 준비하여 배포합니다.
회의 시작 시, 모든 참석자가 회의 메모를 읽고 Lark Suite에 댓글을 추가합니다.
주최자는 화면을 공유하면서 그 댓글들을 강조합니다.
더 생산적인 회의를 만들고 작업 흐름을 간소화하기 위해 회의 메모 앱을 사용할 수도 있습니다. 또는 AI 메모 작성 앱을 선택하여 지루한 관리 업무의 부담을 덜어낼 수도 있습니다.
팀 회의 안건에 관한 일반적인 자주 묻는 질문
가상 팀을 위한 효과적인 회의 안건은 어떻게 설정하나요?
가상 팀을 위한 효과적인 회의 안건은 모든 사람이 의견을 낼 기회를 가질 수 있도록 구조화하여 설정할 수 있으며, 이를 위해 사전 준비 시간이 필요합니다.
회의 안건을 상세하게 작성하는 것도 중요합니다. 모든 사람은 언제 기여해야 하는지, 무엇에 기여해야 하는지, 그리고 얼마나 많은 시간이 주어지는지 알아야 합니다.
Lark에는 시작하는 데 도움이 되는 유용한 안건 템플릿이 있습니다.
팀 회의에서 각 안건 항목에 얼마나 많은 시간을 할애해야 하나요?
이 질문에 대한 답은 항목 자체, 몇 명이 의견을 제시해야 하는지, 그리고 그 복잡성에 따라 다릅니다.
예를 들어, 7명으로 구성된 팀이 브레인스토밍 세션을 가져야 한다고 가정해 보겠습니다. 각 사람에게 2분씩, 그리고 2분의 마무리 시간을 예약할 수 있습니다. 각자 2분씩만 시간이 주어진다는 것을 미리 알기 때문에 그에 맞춰 기여할 내용을 준비할 수 있습니다.
팀 회의를 어떻게 개선할 수 있나요?
안건을 만드는 것이 팀 회의를 개선하는 좋은 시작입니다. 너무 많은 회의는 비생산적일 수 있습니다. 그렇게 되면 중요한 부분이 누락되기 쉽습니다.
회의 시간은 항상 제한적이므로 주어진 시간을 최대한 활용해야 합니다. 모두가 의견을 낼 수 있도록 하면서도 안건 일정에 맞추려고 노력하는 것이 중요합니다. 이를 잘 수행하고 안건에 충분한 여유를 두면 회의를 일찍 마칠 수도 있습니다. 정말 생산적인 회의 후에 몇 분의 여유 시간이 생기면 팀 사기가 크게 올라갑니다.
그리고 최신 기술을 활용하고 싶다면 반복적인 작업을 자동화하는 AI 회의 도우미 사용을 고려해 보세요.
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잘 구성된 팀 회의 안건을 개발하려면 협력이 필요합니다. 따라서 Lark와 같은 도구를 사용하여 이 과정을 원활하게 하는 것은 매우 합리적입니다 — 특히 전 세계에 분산된 원격 팀이 있다면 더욱 그렇습니다. Lark는 24시간 연중무휴 다국어 고객 지원을 제공합니다.
Lark를 사용하면 비싼 구독료, 분산된 데이터, 정보 사일로, 교육에 숨겨진 비용, 그리고 여러 가지 도구를 사용해야 하는 문제와 작별할 수 있습니다.
오늘 Lark에 등록하여 당신과 당신의 팀을 위해 무엇을 할 수 있는지 직접 확인해 보세요.
